每一个职场人心里，都刻着被“开会”二字所支配的恐惧。为什么开会永远也开不完？为什么总在重复开同样的会？
要问你，开会和加班哪个更让人讨厌？不出意外应该是开会吧，毕竟开会可不算加班。
作为一枚项目经理，每天不可避免的就是开会，项目启动会、需求会、决策会、团队会….要是碰上无效会议更是头疼。
所以，说起如何高效的开会，我觉得我可太有发言权了。
我觉得职场人大体可以分为两类：
一种是开完会就不用工作的人；
另一种是开完了会还要继续工作的人。
对于第一种人，开会是不是高效、解决问题，并不重要。
因为开会对他们来说是消磨时间、塑造人设、打鸡血最好的方式。
对于第二种人，当然是希望开会的效率又高又快，能集中解决问题。
一、这些无效开会，你都参加过几场
经常在群里看到大家吐槽：世界上最远的距离，不是生与死，而是我坐在你面前你却不知道我想散会回家。
有很多让人忍不住吐槽的开会场景，看看你有没有中枪：
01 开会跑题
在我看来，开会跑题是无效开会的No.1。
我描述一个场景，你们一定很熟悉：
会议室里，一群人围在一起，每个人先流水账说一些自己的工作近况，然后因为某个人的故事比较有吸引力，大家展开了讨论，正在讨论的热火朝天时，突然有人发现跑题了，于是又继续轮到下一个，直到会议结束。
出了会议室感觉这个会白开了，一看手表，过去了一个多小时，又得加班了……
最后感慨一句，这日子啥时候是个头啊！
02 下班前开会
当你收拾好东西、守着时间就等着准时准点下班，结果在59分的时候收到一条通知：耽误大家一点时间，留下来开个会。
这应该是所有人心里最讨厌的行为，没有之一。
仿佛在想该怎么让你再“合理”地工作一会又可以不算加班呢？那就开个会吧。
03 开会打鸡血
老板都是PUA大师，怎么能错过集中画饼的机会呢。
所以，最可怕的就是，这种会议从不解决实际问题，而是一群人抬着脑袋接受领导的洗脑。
04 和甲方的需求会议
这是一个不得不开，他不叫你你也得上赶着去开的会议。
但每次奔着确认需求去的，结果兜着一堆新需求回来。
只能面上笑呵呵，心里MMP。
05 形式主义会议
这种走流程的会议，没有要求，只要人到了就好，保持微笑再适时捧场即可。
所以说，与其说大家在意开会这件事，不如说在意开会是否能带来效率，因为开完会还有一堆活要干。
如果会议不是用来解决问题的，那就是占用了解决问题的时间。
二、如何高效开会
糟糕的无效会议，就算只开半小时，也比看了2小时无聊的电影更无聊。
在没有任何准备条件的情况下，没有一场无聊的会是无辜的。
要怎么才能实现高效的开会呢？
一件事能不能成，往往在开始就决定了80%。
所以，永远不要打没准备的仗，开会也是如此。
在会议开始前先问自己几个问题：
能抓重点知分配，有的放矢，会议才能高效起来。
总结下来一共有5个部分，3个准备部分，2个进行部分，再拆解一些细节需要把握的点。
01 明确会议类型和会议目的
关键要点：会议不是拿来讨论的，是用来解决问题的，所以必须有主题。
如果你是已经有了解决方案，需要大家提供意见建议的会可以开；方案确定以后通知执行的会可以开。
02 充分的会前准备
会前准备包括相关的材料报表、进度数据…可以用最快的速度进行信息同步共享。
如果能做到图表可视化当然最好，因为图、表、画等类型最为直观，类似很多项目经理做的启动会PPT。
03 规划会议时间
对于公司又或是个人来说，会议时间越长，就意味着成本越高。
而且，会议的效果和时长没有任何关系，会前若是准备的充分，那效率自然高。
那有人会问了，有效会议是开多久呢？一般来说，在30-40分钟之间算合理。
除了一些重大会议，比如：战略会议，可能要封闭式会议2-3天；年度会议，这个也是按天算的。
除此之外，日常会议开不了那么久，动辄几个小时真的不是在浪费生命吗？
04 设定参会成员
开会的目的是解决问题，那来参加的人员就非常重要了。
当然，不是人越多越好。参会人有几种角色：主持人、记录人、一般参会人、决策人、旁观者，这个需要在会前就做好分配，各司其职。
05 5分钟发言
这里的“5分钟“要注意有2个部分：
a、明确会议议程时
议题陈述小于5分钟，同一时间一个对话只允许一个人讲话
b、总结时
5分钟做总结：下一步工作计划、对应负责人、deadline这三个关键要素；
10分钟回顾：回顾上次同类会议的内容。
06 严格按照议程时间组织讨论
时间就是生命，一个高效会议的关键词就是「准备 时间」
在会议进行过程中，肯定会出现打开话匣停不下、遇到争论吵起来喋喋不休的状况，这个时候就需要有个清醒的人控场，去推进这场会议。
三、高效=解决问题
其实会议形式不止一种，不是大家在会议室，围着一张桌子才叫做开会，管理层还应该鼓励一些非正式的沟通方式，让大家畅所欲言。
事实上，非正式会议的效率>正式会议的效率。
大家偶尔阳台抽烟的时候聊一下，邻座的问题沟通请教以及午餐时的交流对话……这些都算非正式会议，只要能解决问题，就是高效。
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