涉密会议管理涵盖保密管理诸多要素，包括参会人员管理、会议设备管理、涉密载体管理、会议场所管理以及与会议有关的其他事项的管理，如与会议有关的新闻宣传管理等。
所以，涉密会议管理是综合多项管理要素的复杂管理活动。
作好涉密会议管理，必须将“责任清、规则清、人员清、活动清、载体清、设备清、现场清、过程清”等管理要求融入到涉密会议管理的整个过程，真正做到流程规范、要素清楚、各环节风险可控的全过程管理。
（一）明确各级人员责任
明确涉密会议管理中各类人员的责任，包括会议主办或承办部门负责人、保密管理责任人、载体管理责任人、会场管理责任人等，对会议服务人员提出明确的保密管理要求。
（二）明确会议管理要求
建立涉密会议管理规定，明确会议的管理要求和审批环节，根据会议的类别，制定保密方案或保密管理措施，并使相关人员掌握涉密会议管理要求。会议召开阶段，会议主持人应以口头或者文字的方式向与会人员宣布会议保密纪律或者保密守则，对与会人员进行保密教育。
（三）准确界定会议类别，明确保密措施
应根据会议实际情况，准确确定会议密级，按照会议的密级作好相关的保密防护措施。重要涉密会议，主办部门应当制定保密方案，落实保密措施，必要时保密工作机构应当派人监督和检查。
（四）准确确定参会人员
会议相关人员一般包括会议工作人员、会议服务人员和实际参会人员。在会议准备工作中，根据会议的实际需要，确定参会人员名单，严格人员审查。主办单位应当根据会议涉密程度和工作需要，确定参加人员范围，审核参会人员资格，登记并保存相关情况材料，如《会议代表名册》等。对参与组织和服务工作的人员进行保密教育，明确会议工作人员的保密纪律、责任和义务，确定会议保密工作的责任人。
对于会场服务人员的保密教育和管理，一般采取保密教育、签订保密协议的方法。会议开始前根据参会人员名单采取措施对进入会场人员进行身份确认，严格控制与会人员范围。
（五）明确会议载体要求
在会议准备工作中，根据会议的实际需要，确定会议用涉密载体的类型和数量。根据需求，经审批后按照涉密载体管理规定制作满足需要的涉密载体。在会议期间，会议涉密载体发放、清退应当做好登记和清点，加强保密管理和提醒。会议结束后，会议涉密文件、资料等载体的处理，包括保存和销毁应当作好清点和登记，确保符合载体管理要求。
（六）会议用设备要符合保密要求
设备管理是会议场所保密监督管理的重要内容。涉密会议涉及的设备主要包括电视监控设备、录音设备、扩音设备、桌椅等。会议使用的音像等技术设备应当符合保密要求。会议设备如不符合保密要求，极易泄密。因此，在涉密会议召开之前，必须对场所和相关设备进行严格的保密技术检查。必要时，应当专门配备保密技术装备。
重大涉密会议的场所必须经过权威部门的技术检测，通过检测后方可使用。对参会人员较多、时间较长的重要涉密会议，主办单位保密工作机构应当派人监督检查。会议场所禁止带入手机等移动通信工具以及有关智能电子终端设备。未经批准不得将具有拍摄、录音功能的设备带入会议场所。携带、使用录音、录像设备应经主办单位批准。涉密会议场所不得使用手机、对讲机、无绳电话、无线话筒、无线键盘、无线网络等无线设备或装置。
召开涉密视频会议，会议组织举办者应当使用按照涉密网络有关规定和标准建设的涉密视频会议系统，并指定专人负责系统维护和音频视频录制。会议召开前，应当对相关设施设备进行安全保密检查，关闭会场所有不使用的视频会议设备。会议期间录制的音频视频资料应当按照涉密载体管理。
（七）会议场所符合保密要求
举办涉密会议，应当在内部符合保密要求的场所召开。选择保密环境安全、可靠的宾馆、饭店、招待所、礼堂、会馆等召开涉密会议的，应当对其明确提出会议的保密要求，可以通过签订保密协议书的方式，明确会议场所提供单位应当履行的保密义务。涉密会议应在接待境外人员的宾馆、饭店召开。涉及机密级（含）以上的涉密会议应当在内部场所召开。
会场入口应在显著位置摆放保密提醒标志，禁止带入具有无线联网功能的计算机和智能终端（含笔记本电脑、平板电脑、手机等）等设备，并配备手机存放柜。加强会议期间会场外控制区域的安全管控，禁止无关人员进入。
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