公司档案管理制度及流程(12页)2033003(档案公司规章制度范本)

公司档案管理制度及流程(12页)2033003

一、目的

加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政人事部:

1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;

2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;

3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;

5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门的相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;

2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;

3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;

4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;

3、 各部门档案主管人员

1)负责部门档案的管理。

4、 各部门负责人

1)负责对部门档案管理的监督检查。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制本部门《文件(合同)管理记录目录》。

2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a) 归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。

b) 档案资料的标识

各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。

c) 档案资料的日常管理:

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便

检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排列

放在文件/档案柜中。

d) 档案借阅

(1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内,

不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;

⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;

⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;

⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经理批准,批准后方可销毁。

⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和批准手续文件,一并存档永久保存

2、 档案管理细则

1)档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;

⑷公司领导的批示、指示等;

⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;

⒀财务档案资料;

⒁各种实物档案;

其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存

档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的

仅展示部分内容,获取完整版请私信“管理制度”

版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 举报,一经查实,本站将立刻删除。

(0)
上一篇 2022年5月22日 上午9:46
下一篇 2022年5月22日 上午9:48

相关推荐

  • 科技项目中的会议费

    科技项目中的会议费 在科技项目的开发过程中,会议费是非常重要的一项支出。这些会议旨在促进团队成员之间的交流和合作,确保项目能够按时交付并达到预期的效果。本文将探讨科技项目中的会议费…

    联系我们 2024年12月8日
    1
  • 浙江省医学类省级课题有哪几类

    浙江省医学类省级课题有哪几类 浙江省医学类省级课题是浙江省医学科学领域的重要研究方向之一。近年来,随着医学技术的发展和医学研究的繁荣,浙江省医学类省级课题也呈现出越来越多的种类和趋…

    联系我们 2024年12月5日
    2
  • 客户关系管理理念,对于我们金融投资行业有什么启示?

    客户关系管理理念,对于我们金融投资行业有什么启示? 客户关系管理(CRM)是指通过收集,分析和利用客户数据,提高客户满意度,促进销售,减少客户流失率,并实现长期可持续发展的一种管理…

    联系我们 2024年12月4日
    0
  • 型材加工 表面处理 MES

    型材加工、表面处理和MES系统: 实现高效协同 型材加工和表面处理是铝合金门窗等建筑工业中的重要步骤。这些步骤需要使用各种设备和工具,并需要对生产过程进行实时控制和监测。因此,实现…

    联系我们 2024年12月3日
    0
  • 4个时间管理APP,解决你的拖延症(改善拖延症的app)

    当代青年三大“tuo”:脱单,脱发,拖延症 当上司布置了一项任务的时候,你是否曾在心里默默地想,反正还有一周呢,咱不急,周末在家里就能搞定!先乐活一阵子先… 唉呀妈呀,…

    联系我们 2022年5月23日
    456
  • 科研训练分工

    科研训练分工 科研训练是进行科学研究的重要环节,也是提高研究人员能力的重要途径。在科研训练中,研究人员需要根据自己的兴趣、能力和研究方向,合理分工,协同合作,共同完成研究任务。科研…

    联系我们 2024年12月7日
    3
  • 科研项目廉政风险点

    科研项目的廉政风险点 随着科技的不断发展,科研项目已经成为国家经济发展的重要动力。然而,科研项目也存在着廉政风险点。这些风险点可能会对科研项目的进展和成果产生不利影响,因此,加强对…

    联系我们 2024年12月7日
    18
  • 网格化管理 扁平化

    网格化管理扁平化 随着信息技术的不断发展,网格化管理已经成为了现代企业管理中的重要组成部分。网格化管理通过将企业组织结构扁平化,实现了企业管理的数字化、网络化和智能化。本文将介绍网…

    联系我们 2024年12月9日
    0
  • 什么是项目管理?项目经理的核心是什么?(为什么说项目经理是项目管理的核心)

    项目管理是人类在生产实践中积累经验所总结归纳的一门学科,在人们不断地完善与修订下而形成的项目管理体系。而项目经理也是一个项目团队的核心。 什么是项目? 项目有明确的起点和终点,比如…

    联系我们 2022年5月23日
    292
  • 实验室八项管理制度

    实验室八项管理制度 实验室是科学研究和实验的场所,是保证科学研究成果的质量和安全的重要保障。为了保证实验室工作的顺利进行,必须建立和完善实验室八项管理制度。本文将详细介绍实验室八项…

    联系我们 2024年12月4日
    2