XXXX集团采购管理办法
第一条 目的
为了规范集团XX采购行为，提升业务效率，加强采购工作的监督管理，按照系统筹划，监督制约的原则，特制定本管理办法。
第二条 适用范围
本办法是全集团XX采购计划、实施和监督管理等行为的基本规范。
第三条 基本职责
一、集团XX运营中心是全集团、各子公司采购业务管理的主管部门，负责协调厂商资源，建立、维护良好合作关系。
二、各XX公司市场部负责采购、调配计划的发起、执行；
三、各XX公司销售部对采购计划具有审核权。
四、各XX公司财务部负责采购计划的复审和资金准备；
第四条 基本原则
XX采购坚持分品牌分批次申请、集中采购的原则，严格遵循5R原则，即适价、适质、适时、适量、适地。
一、适价：通过比价、议价、定价三个环节来确定。即要求市场部在提前做好市场调查，经货比三家后，按照优质、优价的原则采购具有竞争力的产品。
二、适质：所购置的XXX等须符合公司经营所需，遵循品
质优良的原则，并符合当地市场需求。
若出现不合格XX时，各公司须第一时间退、换货，集团公司将会追究相关责任人的失职行为，并予以严惩。
三、适时：结合公司经营状况及当地市场状况，在最合适的时间购置XXX等，避免因过早购置而占用公司资金；同时亦应避免因购置过晚而影响公司的正常经营。
四、适量：结合公司经营状况，购置数量最适合的产品，避免由于过多购置导致存货积压，同时亦应避免购置数量太少而影响正常销售。
五、适地：采购时尽量选择最近距离的供应商提供适价质优的产品，择优选用并建立稳定的供应关系，以达到售后便捷、降低物流成本的目的。
第五条 采购流程管理
一、采购计划
（一）采购计划
根据采购计划的性质，可将其细分为客户订单式采购计划和自主预排资源式采购计划两种情形：
1、客户订单式采购计划。客户订单式采购计划即根据已经生效的销售订单产生的采购订单；
2、自主预排资源式采购计划。
（1）自主预排资源式采购计划为各XX公司市场部根据前期销售情况分析（包括销售、品牌、销售地域、库存情况及公司战略布局等）及未来市场需求变化趋势，预先在供货商、生产厂家订购的采购订单。
（2）自主预排资源式计划确认要求
A、预排资源XX应符合未来市场的需求；
B、结合现有库存XX的资源，各子公司市场部应充分征求销售部的意见，确定预排的XX和数量；
（二）采购计划审批
1、子公司确认
市场部根据采购订单的数量和要求填制《XXX采购计划表》，并报请销售部经理、财务部经理、子公司总经理逐级审批。子公司总经理对审核确认的订单承担管理责任。
2、运营中心审批
（1）客户订单式采购计划呈报至运营中心审批并知会集团管理层。
（2）自主预排资源式采购计划。各子公司市场部计划员将确认的《XXX采购计划表》呈报运营中心审批；运营中心根据市场分析和集团资金状况可以适当进行增减。审批最长时效半个工作日。
3、集团审批
（1）运营中心对《XXX采购计划表》审批后呈报集团公司财务总监、主管副总、总经理逐一予以签批。
（2）特别规定：由运营中心计划员负责对审批时效的跟踪和督促。集团公司审批最长时效总计一个工作日。
二、采购计划执行
（一）预排计划。各子公司市场部计划员根据签批的《XXX采购计划表》同各品牌XX经销商或厂家驻西安办事处予以接洽，签订采购协议，协议原件交由各公司财务部存档，市场部自留复印件并将采购协议复印件传递给运营中心计划员。
（二）集团运营中心计划员负责随时做好生效订单、是否排产、生产进度、入库时间、发货时间、到库时间等信息的记录。
（三）资金安排。待同厂商签订正式采购协议后，按照协议付款时间节点要求由集团财务处和子公司财务部协商安排准备资金，以确保预付款及时到位。
三、到库管理
采购XX到库后，需按照采购的型号、颜色、技术配置等建立入库资源台账，及时做好收货验货工作，确保入库状况良好。
第六条 本办法所涉及的管理流程和制式表单由综合管理部落实监管并在OA系统运行
第七条 本办法归集团公司综合管理部负责解释
第八条 本办法自XX年XX月XX日起执行，试行期三个月。
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