如何高效地安排和管理会议（如何高效地安排和管理会议工作）
项目工作中，需要花很多时间在沟通上，所以积攒了一些实用经验。今天就分享怎样有效地安排和管理会议，实用技能走起。
一、会前准备。充足的会前准备工作，是举办一个高效会议的基础。你会前准备的充分，也能让参会人员感受到你的努力，也会加强需参会人员的重视程度和参与度。
1. 明确会议目的。我们看到很多公司，花了大量时间在会议上，白天各种会议，晚上加班干活。这是开会没有明确会议的目的，低效会议的体现。有了目标，才能朝着目标的方向去努力达成。
2. 确定参会人员。根据会议主题，目的，判断哪些人是应该直接负责的，哪些人是需要执行的，哪些人是可以咨询他提供专家建议的，哪些人是应当参与了解的。定义清楚对应负责人，执行人，可以确保每项任务都只有一个人负责，避免职责不清，避免会后计划无法及时落实。专家在场，可为问题讨论提供来自专家的建议，避免一些复杂问题长时间没有结果的争论。而会议邀请需要知情的人，常见于你的直属领导或对该会议比较关切的其他部门领导或同事。当这些领导有问道会议将会涉及的问题时，至少会议纪要是需要同时抄送给他们的。下图是比较好的责任分配矩阵模型，简称RACI图。大家在确定参会人员时，可参考这个模型。
3. 制定会议议程。一个好的会议议程，有助于整个会议时间的预估和控制。通过对会议议程进行优先级排序，可将会议时间优先在比较重要的事情上面，从而提高会议有效结果和效率。当有小伙伴在会议时，在某一项发言比较久，而且迟迟不见停止的欲望，可以重申下会议的目的和议程，从而将会议纠回到会议对应需讨论的主题上面，避免会议超时。
4. 预定会议场所。很多公司，都会经常有各种会议。部门周会，项目会议，某个问题的讨论，培训，接待同事或客户等等都会用到会议室。所以若不提前预定，当天才预定会议场所，多半是预定不到自己想要的时间了。当然，现在一些沟通工具也用的比较多，比如通过Outlook和Skype发起网络会议，这个就不限会议地点了，直接在电脑上分享展示屏幕，和其他人在线开会就行。不过这种临时的网络会议，适用于一些非正式场合沟通的一些常见的小问题，比如关于某个文件格式和内容的检查和确认。对于大的问题，比如流程定义，项目中的一些重大问题及重要的交付成果的讨论确定，如果可以，还是尽量有个专门的场所，大家一起当面开会交流。这样可以避免可能的网络问题造成的干扰，也能让问题讨论的更高效，也有助于加强项目团队成员彼此的联系。
5. 准备会议材料。会议材料，电子版的，或者纸质版的，要在会前准备好，从而让参会者先行了解会议背景，避免关于会议背景问题的重复提问和解答，从而快速进入问题有效讨论阶段。
之前见过一个项目经理，会议邀请了十几个人，是他的几个项目同时开的会，很多项目团队成员都是新的，只知道要参加这个会议，但是哪些是关于自己的，就不清楚了。这就导致会议过程，不断地有人打断询问一些基本的项目背景知识，结果只能是会议屡次超时，最终结果也难以落实。后来有人跟他沟通过后，之后每次会议前，会附上项目或问题的一些背景知识，及问题清单等会议材料，大家就没有一脸茫然的眼神参与整个会议了。
6. 发布会议通知。在上述工作都准备好时，就可以发布会议通知，让大家正式地知道，我们要开关于这个主题的会了。如果时间和地点有变更，待确认好后，要及时地更新告诉大家，这也是尊重他人时间。
二、 会间管理
1. 控制好会议时间。当前期的准备工作和会议议程做好后，按照会议议程来即可。若某一项时间花的比较多，对后面某些优先级不是太高的事项，可快速过一遍，若有必要，会后再单独展开细节的讨论，从而控制好会议时间，避免拖会。
2. 控制好会议主题。有些人会议上喜欢头脑风暴，谈到一个问题，就会联想到另外一个问题，然后其他人再展开联想，几轮过后，似乎大家都快要忘了原本讨论的主题。所以当发现参会人员偏离了会议主题，作为会议的组织者，可提醒下，将大家拉回会议议程中的主题。如果会议主题就是头脑风暴，大家一起集思广益，贡献聪明才智，那就得鼓励联想，思维越发散越好，同时你也应当将他们的点子都记录下来，再筛选整理，说不定一个好的Idea就此产生。
3. 控制好会议秩序。参会者一般都是来自不同部门的，涉及到一些任务分配，或问题原因调查甩锅，或是问题解决方法的争论等，情况激烈时，就有可能出现相互拆台、人生攻击等行为。良好的会议准备和计划工作，有助于控制会议秩序，但若会上冲突呈愈演愈烈的趋势时，下列冲突管理的几种方式，可有效帮助我们在对应的冲突场景中，控制好会议秩序。关于冲突管理等技巧，后续会再单独分享。
4. 总结出会议成果。会议必须有结论，不开无结论的会议。会议只是沟通的一种方式，再好的方式，如果没有结论，会后又会陷入争论中。有了会议结论，如果不去落实，没有执行力，那最终结果也只能为零。
三、 会后行动
1. 发布会议纪要。发布会议纪要的意义在于，将总结好的会议成果，以书面的方式发出来，一是可以督促会议成员要及时完成自己对应的事项，二是为了避免一些人会上承诺但是会后不承认的风险发生。总之，前期花了这么大时间去准备和开展会议，会后为什么不将会议成果发出来，并秀给你的领导们看呢。所以不要开完会就完事了，发出会议纪要还是非常有必要的。下面也分享个自己经常用到，清晰简洁的会议纪要模板。
2. 落实会议成果。既然会议上都定义了每条行动对应的责任人和完成时间，就要按照这个大家沟通好的时间去收作业了。考虑到人的惰性，以及不是每个人都是能够及时完成每项任务的，在截至时间之前，就需要催促他们反馈完成进度。如果提醒了最终还是不能按时完成且可能会造成项目延期的风险时，必要时可投诉到他的领导那去。毕竟因为一两个人的原因，影响到最终项目的交付，如果不投诉，对其他人也是不公平的。企业毕竟是结果导向，客户导向的。如果不能保证结果，那开会的意义，我们工作存在的价值，又在哪里呢。
3. 存档会议文件。会议成果都落实验收完了，有人会问，那为什么还要存档会议文件呢，不是多此一举吗。虽然会议问题最终都解决了，但若以后有类似的问题发生，可以参照之前的会议文件。若项目团队或公司有新人加入，使大家重新对某项问题有争议，这时如果拿出之前的会议纪要文件，争议一般都能解决。还有很重要的一点是，如果以后有人想甩锅，你大可找出存档的会议文件，直接邮件砸他们脸上，保护自己。总之，存档会议文件，不但可以作为组织过程资产，给后面的人或项目提供参考，也避免了日后别人甩锅，自己背锅的风险。
以上就是一些比较高效的会议流程和会议管理技巧了。希望大家能够利用好每一次会议时间，将省出来的时间，用于其它的一些职场技能提升方面，比同龄人更快地升职加薪。
后续会继续分享大家一些实用的职场相关的技能。
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