前言

• 工程总承包项目采购管理由采购经理负责，并适时组建项目采购组。在项目实施过程中，采购经理应接受项目经理和企业采购管理部门负责人的双重领导。采购工作应遵循公平、公开、公正的原则，选定供货厂商。保证按项目的质量、数量和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。

• 工程总承包企业应对供应厂商进行资格预审，建立企业认可的合格供货厂商名单。建立企业认可的合格供货厂商名单是为了向名单中的供货厂商采购设备材料能确保符合设计所确定的标准规范和技术要求。合格供货厂商的产品质量是可靠的，价格是合理的，交货期是及时的。

2 采购工作程序

• 2.1 采购工作应按下列程序实施：

• 1、编制项目采购计划和项目采购进度计划。

• 2、采买：

• 1)、进行供货厂商资格预审，确认合格供货厂商，编制项目询价供货厂商名单。

• 2)、编制询价文件。

• 3)、实施询价，接受报价。

• 4)、组织报价评审。

• 5)、必要时，召开供货厂商协调会。

• 6)、签订采购合同或定单。

• 3、催交：包括在办公室和现场对所订购的设备材料及其图纸、资料进行催交。

• 4、检验：包括合同约定的检验以及其他特殊检验。

• 5、运输与交付：包括合同约定的包装、运输和交付。

• 6、现场服务管理：包括采购技术服务、供货质量问题的处理、供货厂商专家服务的联络和协调等。

• 7、仓库管理：包括开箱检验、仓储管理、出入库管理等。

• 8、采购结束：包括订单关闭、文件归档、剩余材料处理、供货厂商评定、采购完工报告编制以及项目采购工作总结等。

• 2.2 项目采购组可根据采购工作的需要对采购工作程序及其内容进行适当调整，但应符合项目合同要求。

3 采购计划

• 3.1 采购计划由采购经理组织编制，经项目经理批准后实施。

• 3.2 采购计划编制的依据应包括：

• 1、项目合同。

• 2、项目管理计划和项目实施计划。

• 3、项目进度计划。

• 4、工程总承包企业有关采购管理程序和制度。

• 3.3 采购计划应包括以下内容：

• 1、编制依据

• 2、项目概况

• 3、采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全、质量、进度、费用、控制原则，设备材料分交原则等。

• 4、采购工作范围和内容。

• 5、采购的职能岗位设置及其主要职责。

• 6、采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排。

• 7、采购费用控制的主要目标、要求和措施。

• 8、采购质量控制的主要目标、要求和措施。

• 9、采购协调程序。

• 10、特殊采购事项的处理原则。

• 11、现场采购管理要求。

• 3.4 项目采购组应严格按采购计划开展工作。采购经理应对采购计划的实施进行管理和监控。

4 采买

• 4.1 采买工作包括接收请购文件、确定合格供货厂商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同或订单等内容。

• 4.2 采购组应按照批准的请购文件组织采购。

• 4.3 采购组应在工程总承包企业的合格供货厂商名单中选择确定项目的合格供货厂商。项目合格供货厂商应符合如下基本条件：

• 1、有能力满足产品质量要求。

• 2、有完整并已付诸实施的质量管理体系。

• 3、有良好的信誉和财务状况。

• 4、有能力保证按合同要求准时交货，有良好的售后服务。

• 5、具有类似产品成功的供货及使用业绩。

• 4.4 询价文件由采买工程师负责编制，采购经理批准。

• 4.5 采购组宜在项目合格供货厂商中选择3～5家询价供货厂商，发出询价文件。

• 4.6 报价人应在报价截止日期前，将密封的报价文件送达指定地点。采购组应组织对供货厂商的报价进行评审，包括技术评审、商务评审和综合评审。必要时可与报价人进行商务及技术谈判并根据综合评审意见确定供货厂商。

• 4.7 根据工程总承包企业授权，可由项目经理或采购经理按规定与供货厂商签订采购合同。采购合同文件应完整、准确、严密、合法，包括下列内容：

• 1、采购合同；

• 2、询价文件及其修订补充文件；

• 3、满足询价文件的全部报价文件；

• 4、供货厂商协调会会议纪要；

• 5、任何涉及询价、报价内容变更所形成的其他书面形式文件。

5 催交与检验

• 5.1 采购经理应根据设备材料的重要性和一旦延期交付对项目总进度产生影响的程度，划分催交等级，确定催交方式和频度，制订催交计划并监督实施。

• 5.2 催交方式可包括三种：驻厂催交、办公室催交和会议催交。对关键设备材料应进行驻厂催交。

• 5.3 催交工作应包括以下内容：

• 1、熟悉采购合同及附件。

• 2、确定设备材料的催交等级，制订催交计划，明确主要检查内容和控制点。

• 3、要求供货厂商按时提供制造进度计划。

• 4、检查供货厂商、设备材料制造、供货及提交的图纸、资料是否符合采购合同要求。

• 5、督促供货厂商按计划提交有效的图纸、资料，供设计审查和确认，并确保经确认的图纸、资料按时返回供货厂商。

• 6、检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同约定的最终资料。

• 7、按规定编制催交状态报告。

• 5.4 采购组应根据采购合同的规定制定检验计划，组织具备相应资格的检验人员根据设计文件和标准规范的要求进行设备材料制造过程中的检验以及出厂前的检验。重要、关键设备应驻厂监造。

• 5.5 对于有特殊要求的设备材料，应委托有相应资格和能力的单位进行第三方检验并签订检验合同。采购组检验人员有权依据合同对第三方的检验工作实施监督和控制。当总承包合同有约定时，应安排业主参加相关的检验。

• 5.6 采购组可根据设备材料的具体情况确定其检验方式并在采购合同中规定。

• 5.7 检验人员应按规定编制检验报告。检验报告宜包括以下内容：

• 1、合同号、受检设备材料的名称、规格、数量。

• 2、供货厂商的名称、检验场所、起止时间。

• 3、各方参加人员。

• 4、供货厂商使用的检验、测量和试验设备的控制状态并附有关记录。

• 5、检验记录。

• 6、检验结论。

6 运输与交付

• 6.1 采购组应根据采购合同约定的交货条件制定设备材料运输计划并实施。计划内容宜包括运输前的准备工作、运输时间、运输方式、运输路线、人员安排和费用计划等。

• 6.2 采购组应督促供货厂商按照采购合同约定进行包装和运输。

• 6.3 对超限和有特殊要求的设备的运输，采购组应制定专项的运输方案，并委托专门的运输机构承担。

• 6.4 对国际运输，应按采购合同约定和国际惯例进行，做好办理报关、商检及保险等手续。

• 6.5 采购组应落实接货条件，制定卸货方案，做好现场接货工作。

• 7.6.6 设备材料运至指定地点后，应由接收人员对照送货单进行逐项清点，签收时应注明到货状态及其完整性，及时填写接收报告并归档。

7 采购变更管理

• 7.1 项目部应建立采购变更管理程序和规定。

• 7.2 采购组接到项目经理批准的变更单后，应了解变更的范围和对采购的要求，预测相关费用和时间，制定变更实施计划并按计划实施。

• 7.3 变更单应填写以下主要内容：

• 1、变更的内容。

• 2、变更的理由及处理措施。

• 3、变更的性质和责任承担方。

• 4、对项目进度和费用的影响。

8 仓库管理

• 8.1 项目部在施工现场设置仓库管理人员，负责仓库作业活动和仓库管理工作。

• 8.2 设备材料正式入库前，应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。开箱检验应有规定的有关责任方代表在场，填写检验记录，并经有关参检人员签字。进口设备材料的开箱检验必须严格执行国家有关法律、法规及其采购合同的约定。

• 8.3 经开箱检验合格的设备材料，在资料、证明文件、检验记录齐全，具备规定的入库条件时，应提出入库申请。经仓库管理人员验收后，办理入库手续。

• 8.4 仓库管理工作应包括物资保管，技术档案、单据、账目管理和仓库安全管理等。仓库管理应建立“物资动态明细台账”，所有物资应注明货位、档案编号、标识码以便查找。仓库管理员要及时登账，经常核对，保证账物相符。

• 8.5 采购组应制定并执行物资发放制度，根据批准的领料申请单发放设备材料，办理物资出库交接手续，准确、及时地发放合格的物资。

解读

3 采购计划

• 3.1 在项目的初始阶段，编制项目采购计划。项目采购计划是项目采购工作的大纲。项目采购计划是在项目经理和采购部门的指导下，由采购经理组织编制完成并经项目经理批准后实施。

• 3.2 本条规定了采购计划编制的依据。

• 工程总承包企业应制定采购管理程序和制度，包括采购管理手册，供货商评审管理规定，采买、催交、检验、运输管理规定，采购作业标准和程序等。

• 项目采购作业标准和程序规定，应根据企业的有关规定并结合项目的实际情况进行编制。

• 采购一般具有采买、催交、检验、运输管理、仓库管理、综合管理等职能。可设立采购经理、采买工程师、催交工程师、检验工程师、运输工程师、仓库管理员等岗位。

4 采买

• 4.3 选择合格的供货商是保证项目采购成功的前提，建立完善、公开、严格的供货商选择程序是工程总承包企业质量管理体系中最基本的质量控制要求。

• 4.4采买工程师应应按照工程总承包企业制定的标准化格式，根据项目对设备材料的要求编制询价文件。除技术、质量和商务要求外，询价文件可根据需要增加有关管理要求，使供货商的行为能满足项目管理的需要。

• 询价文件分为询价技术文件和询价商务文件两部分。

• 询价技术文件根据设计提交的请购文件编制，包括：设备材料规格书或数据，设计图纸，采购说明书，适用的标准、规范，要求供货厂商提交确认的图纸、资料清单和时间，其他有关的资料和文件。

• 询价商务文件包括：询价函，报价须知，项目采购基本条件，对检验、包装、运输、交付和服务的要求，报价回函，商务报价表及其他。

• 4.5 项目采购应尽量避免“独家供货”。如因业主、技术和市场等原因确需“独家供货”时，采购组要提出充分理由，并按程序获得批准。

• 4.6 报价技术评审工作由设计经理组织有关专业设计人员进行，写出书面评审意见，供采购组进行报价比选。商务评审一般由项目采购经理负责组织进行。一般仅对报价技术评审合格的报价进行商务评审。在技术评审和商务评审的基础上，进行综合评审，确定中标供货商。

• 4.7 采购合同（或订单）的内容和格式由工程总承包企业制定。必要时，项目部可适当调整。

5 催交与检验

• 5.1、5.2 催交是指从订立采购合同（或订单）至货物交付期间为促使供货商切实履行合同义务，按时提交供货商文件、图纸资料和最终产品而采取的一系列督促活动。

• 催交工作的要点就是要及时地发现供货进度已出现的或潜在的问题，及时报告，督促供货商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制和其他控制措施，努力防止进度拖延和费用超支。一旦某一订单出现供货进度拖延，通过必要的协调手段和控制措施，将由此引起的对项目进度的影响控制在最小的范围内。

• 催交等级划分为A、B、C级，每一等级要求相应的催交方式和频度。催交等级为A级的设备材料至少每6周进行一次驻厂催交，同时每2周进行一次办公室催交。催交等级为B级的设备材料一般应每10周进行一次驻厂催交，并且每4周进行一次办公室催交。催交等级为C级的设备材料一般可不进行驻厂催交，但应定期进行办公室催交，其催交频度视具体情况决定。会议催交视供货状态定期或不定期进行。

• 5.4 检验工作是设备材料质量控制的关键环节。为了确保设备材料的质量符合采购合同的规定和要求，避免由于质量问题而影响工程进度和费用控制，项目采购组应做好设备材料制造过程中的检验或监造以及出厂前的检验。

• 检验工作应从原材料进货开始，包括材料检验、工序检验、中间控制点检验和中间产品试验、强度试验、致密性试验、整机试验、表面处理检验直至运输包装检验以及商检等全过程或其中的部分环节。

• 5.6 检验方式可分为放弃检验（免检）、资料审阅、中间检验、车间检验和最终检验。国家标准中规定的压力容器和压力管道等重要设备材料应在供方工厂进行中间检验和最终检验。必要时，实施车间检验。

• 5.7 “检验记录”包括检验会议记录、检验过程和目标记录、文件审查记录，以及未能目睹或未能得以证明的主要事项的记录。必要时应附有实况照片和简图。“检验结论”中，对不符合质量要求的问题，应明确其影响程度和范围，明确提出结论或挂牌标识，说明可以验收、有条件地验收、保留待定事项或拒收等。

6 运输与交付

• 6.1 运输业务是指供货厂商提供的设备材料制造完工并验收完毕后，从采购合同（或订单）规定的发货地点到合同约定的施工现场或指定仓库这一过程中的包装、运输、保险及货物交付等工作。

• 6.2 设备材料的包装和运输应满足合同约定。对包装运输一般要满足标识标准的要求、多次装卸和搬运的要求及运输安全、防护的要求。

• 6.3 超限设备是指包装后的总重量、总长度、总宽度或总高度超过国家、行业有关规定的设备。

• 做好超限设备的运输工作要注意以下几点：

• 1 从供货厂商获取准确的超限设备运输包装图、装载图、运输要求等资料。对所经过的道路（铁路、公路）桥梁和涵洞进行调查研究，制定超限设备专项的运输方案或委托制定运输方案。

• 2编制完整准确的委托运输询价文件。

• 3 严格执行对承运人的选择和评定程序，必要时进行实地考察。

• 4 对运输报价进行严格的技术评审，包括方案和保证措施。签订运输合同。

• 5审查承运人提交的“运输实施计划”。

• 6 检验设备的运输包装、加固、防护等情况。

• 7 进行监装、监卸和（或）监运（必要时）。

• 8 检查沿途的桥涵、道路的加固情况，落实港口起重能力和作业方案（必要时）。

• 9 检查货运文件的完整、有效性。

• 6.4 国际运输是指按照与国外分承包方（供货厂商或承运方）签订的进口合同所使用的贸易术语。采用各种运输工具，进行与贸易术语相应的，自装运口岸到目的口岸的国际间货物运输，并按照所用贸易术语中明确的责任范围办理相应手续，如：进口报关、商检及保险等。在国际采购和国际运输业务中，主要采用我国对外贸易中常用的船上交货(FOB)、成本加运费（CFR）、成本加保险和运费（CIF）、货交承运人（FCA）、运费付至（CPT）、运费和保险费付至（CIP）六种贸易术语。

• 凡列入《商检机构实施检验的进出口商品种类表》的进口商品必须在商检机构的监督下实施开箱检验。

• 6.6根据设备材料的不同类型，接收工作内容应包括(但不限于)下述工作内容：

• 1 核查货运文件。

• 2 数量（件数）验收。

• 3 外包装及裸装设备、材料的外观质量和标识检查。

• 4 对照清单逐项核查随货图纸、资料，并加以记录。

7 采购变更管理

• 采购变更是指在项目实施过程中，由于业主变更和项目变更而引起的需由采购实施的变更。

• 业主变更是指业主要求（或同意）修改项目任务范围或内容等而导致批准的项目总费用和（或）进度发生变化而形成的采购变更。

• 项目变更是指项目内部变更而形成的采购变更。

8 仓库管理

• 8.1 仓库管理可由采购组负责管理，也可由施工组负责管理。必要时，可设立相应的管理机构和岗位。

• 8.2 开箱检验应以采购合同为依据进行，按实际情况决定开箱检验工作范围和检验内容。

END

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