采购管理制度与工作流程,请购、下单、稽催、对账的规定(采购员对账流程)

采购作业内容是从收到“请购资料”开始进行分发采购资料,由采购经办人员先核对请购内容,查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购。

  一、请购
  第一条 请购部门的划分
  各项材料的请购部门如下:
  (一)常备材料:生产管理部门
  (二)预备材料:物料管理部门
  (三)非常备材料:
  1.订货生产用料:生产管理部门
  2.其他用料:使用部门或物料管理部门

  第二条 下单
  1.通常情况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。
  2.分析缺料信息是否合理,再将定单下给供应商,定单必须含有以下信息:材料名称、型号,数量,单价,金额,计划到货日期。
  3.采购审核员根据具体情况进行定单审核
  4. 定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并要求签字回传。
  5、紧急请购时,由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因,由上级主管签字,再交由采购紧急处理。

采购管理制度与工作流程,请购、下单、稽催、对账的规定(采购员对账流程)

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  第三条 稽催
  采购定单完毕以后,采购员根据采购定单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

  第四条 入库
  收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,定单号,存货编码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是否可以收下。

  第五条 退货
  采购填写退货单,进行定单退货。

  第六条 对帐
  (一)月结表
  每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购员根据我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结表。
  目前月结表中出现以下不足之处:无定单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,发生额至本期欠款余额等信息。
  (二)增值税发票
  校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额,特指一张定单只有一种材料的情况。
  第七条 付款:
  根据付款周期编制付款计划,由财务出纳安排付款。

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