老周资料—物业前期管理控制程序(含:房屋集中交付流程)(前期物业交房全套流程工作方案)

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刚刚,有朋友问楼盘集中交付流程及内容。下面,老周就贴下这方面的内容。


1.0 目的

规范新接项目的前期介入、物业接管验收、办理业主入伙流程的管理;保障房屋、公共部位和配套的公共设施的各项功能、指标符合质量标准,使新项目顺利接管入伙,服务业主、方便业主。

2.0 适用范围

适用于公司新接物业项目的前期介入、物业接管验收、楼宇入伙过程的管理。

3.0 职责

老周资料—物业前期管理控制程序(含:房屋集中交付流程)(前期物业交房全套流程工作方案)

4.0 程序

4.1 物业前期管理工作的策划

物业前期管理工作分为:新项目的拓展、项目前期介入管理、接管验收工作、业主入伙、入伙后房屋保修和房屋装修的管理。

4.2 新项目的拓展

4.2.1 物业项目信息的获取由公司各部门、各管理处及个人协助提供,市场开发部负责信息的收集、识别和处理。

4.2.2 对已经确定的新项目,市场开发部组织有关人员对物业项目进行实地考察,包括但不限于:

4.2.2.1 物业类型、规模及定位(通过实地或模型、效果图、销售价格等了解项目档次定位等);

4.2.2.2 所在区域及其地理位置;

4.2.2.3 开、竣工时间及其开盘、入伙时间;

4.2.2.4 发展商联络方式、背景资料及其物业管理合作意向;

4.2.2.5 对于新市场,须充分调查当地物管情况,包括配套法规、收费状况、物管消费心理、发展前景等。

4.2.3 市场开发部将收集到的和实地考察的各类要素进行整理分析,尽可能接触高档次、大规模楼盘或较好的商业、写字楼等能为公司带来经济效益、管理效益及社会效益的项目。

4.2.4 对于有经济效益及社会效益的项目,市场开发部应报告公司领导是否介入该项目;公司同意介入的,市场开发部应拟定项目组人员组成、编制项目管理策划书,报公司审批。项目管理策划书的编制要求见《前期管理方案编写指导》。

4.2.5 项目的联络及跟踪洽谈。项目组通过面谈、电话、传真、电子邮件、邮政速递等方式,与发展商销售主管、发展商物管事务主管、发展商高层决策人士联络。

4.2.6 合同评审与签订。项目组根据与发展商的洽谈意见,依据标准合同范本拟制合同稿,经公司相关部门评审和公司法律顾问审查后,交公司领导进行审核、签字。合同评审按照《合同评审与管理控制程序》的规定办理。

4.2.7 合同签订后,项目组负责与发展商对接各项工作。

4.3 物业管理的前期介入

4.3.1 前期介入的时间根据项目开发进度及发展商的要求确定。前期介入的主要工作是:由专业工程技术人员熟悉项目的情况,跟踪设备的安装、调试,熟悉项目各处设施设备及管线的走向。

4.3.2 质量管理部应负责前期介入阶段的指导工作。

4.3.3 前期介入阶段的主要工作及要求见《物业前期介入的主要工作》。

4.4 成立物业管理处

4.4.1 人力资源部会同质量管理部、市场开发部及相关部门依据《前期物业服务合同》的要求,确定新建管理处的人员编制。

4.4.2 人力资源部编制新建管理处人员的调配和招聘计划,会同质量管理部及相关部门编制人员培训计划。

4.4.3 入伙前至少3个月公司确定新项目的管理处经理和工作人员人选。管理处成立后,项目组工作和相关文件整体移交给管理处,项目组同期解散。

4.4.4 管理处经理确定管理处及各部门的组织架构,编制各部门岗位职责、健全规章制度,编制管理方案和入伙计划,组织员工培训工作。

4.4.5 管理处经理负责管理处入伙前的各项准备工作。行政、维修、保安、生活的物资采购工作;与发展商协商,确定楼宇交接验收、物业入伙的时间安排;与发展商、楼盘销售人员、施工单位、相关政府部门、水电气等服务单位进行沟通,办理物业管理所需的证、照;准备入伙所需的签约、装修申请资料等。

4.5 编制管理方案和入伙计划

4.5.1 在入伙前3个月,管理处应完成《入伙计划》的编制工作。

4.5.2 《物业管理方案》应通过公司评审。由公司领导组织质量管理部、市场开发部及相关部门对物业管理方案进行评审,评审内容包括服务模式、资源配置、收费标准等,评审结果记录于《合同/项目评审表》,物业管理方案报公司主管领导批准。

4.5.3 如物业管理方案在实施中发生更改,应由原评审部门重新评审,并得到批准。

4.6 物业的接管验收

4.6.1 物业接管验收的条件

新楼宇竣工后经有关单位验收全部合格,并且附属设备全部能够正常使用,房屋编号已得到认可等。

4.6.2 接管验收的准备工作

  • 4.6.2.1 管理处应和发展商联系好交接事项,确定交接日期、验收标准,确定好楼宇验收人员的分组、施工单位的陪同人员等;
  • 4.6.2.2 管理处应提前对参加楼宇验收的人员进行有关知识的培训,准备好验收所需要的工具、配件和接管验收的记录表格。

4.6.3 接管验收的时间

  • 4.6.3.1 对房屋的查验(逐房逐间验收):应在确定业主入伙日期的前25日(最晚不超过入伙前15日)进行,以保证查验结束后留给施工单位足够的维修时间。
  • 4.6.3.2 对楼宇公共建筑、配套设施、园林绿化的验收,可在业主入伙前或入伙后进行;楼宇电气工程、机电设备的验收时间由管理处与发展商协商,但应当在业主入伙前,应由管理处与发展商组织人员对设备进行初验,保证设备在入伙后能够正常的使用。
  • 4.6.4 物业接管验收时须有发展商、施工单位和物业公司(管理处)三方共同参加,逐项进行验收,填写记录单。验收记录单上应有三方人员签名,验收记录单一式三联,发展商、管理处、施工单位三方各执一份。
  • 4.6.5 新接楼宇,验收人员应逐间房屋进行查验,并对如窗户、玻璃、台面、猫眼、地漏等所有附属物进行验收;对设备设施,均应将其参数、性能、规格等各项特性指标与资料一一对应,并进行验收性的试运行。
  • 4.6.6 管理处还应向发展商接管与物业管理有关的产权资料和工程、设备资料。
  • 4.6.7 验收人员均应认真、如实地填写相关记录。必须坚持合格一项接管一项。未经调试合格的验收不予签字接管。对验收合格的项目,列出清单,进行交接,交接双方在清单上签字;对不合格的产品,注明存在的问题,提交发展商和施工单位,限期整改,整改项目须经复验,合格后方可接受。交接清单交管理处保存,资料保管期限为楼宇无使用功能为止。

4.7 入伙前的准备工作

4.7.1 入伙前,公司(人力资源部)应为管理处配齐工作人员。

4.7.2 管理处有正式或临时办公地点,员工宿舍和食堂已修建好或有较为固定、正式的住宿地点。

4.7.3 管理处正常运作所需的公司文件、记录表格、办公用品、通讯设备、保安用品、消防器材等全部准备齐全。清洁、绿化等分包方的人员、工具、材料等已准备齐全。

4.7.4 管理处的营业执照、税务登记证、收费许可证和管理处公章等已开始准备或完成。

4.7.5 与政府有关部门、有关服务单位建立良好的公共关系,包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。

4.7.6 小区环境、公共设备设施已达到使用要求:

  • 4.7.6.1 修建具有密封性、永久性的垃圾中转站。
  • 4.7.6.2 发展商已清洗了生活水池水箱,并提供了清洗生活水池后的水质化验合格证。
  • 4.7.6.3 地面污水、雨水管井、化粪池、地下室污水池的全面清理。
  • 4.7.6.4 小区内的公共标识牌、消防疏散图、设备区的各种标识牌全部安装完毕。
  • 4.7.6.5 小区存在的安全隐患、漏洞已采取措施、处理完毕。
  • 4.7.7 管理处已制定了装修管理细则、公共管理制度、装修材料搬运、建筑垃圾等管理方案。
  • 4.7.8 管理处各部门人员的培训、考核工作已完成。
  • 4.7.9 将《入伙流程》、《业主(住户)资料卡》于入伙前十天交发展商,与《入伙通知书》一并邮寄发放给业主。
  • 4.7.10 入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:
  • 4.7.10.1 《入伙流程》;
  • 4.7.10.2 《委托银行代收款协议书》;
  • 4.7.10.3 《用户手册》、《房屋装饰装修管理协议》;
  • 4.7.10.4 《业主登记表》、《入伙会签单》、《接管验收记录》;
  • 4.7.10.5 发展商提供的房屋《质量保证书》、《产品使用说明书》;发展商配送电器的使用说明书和质量保修书;
  • 4.7.10.6 水、电、气、有线电视开户申请资料;
  • 4.7.10.7 防盗门、窗花、阳台推拉门图样(包括材料、规格、尺寸、安装要求等);以及空调安装位置图;
  • 4.7.10.8 房间设计平面图(含水电走向);
  • 4.7.10.9 其他与业主相关资料。

4.7.11 进行入伙模拟演练,检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。

4.8 办理业主入伙

4.8.1 业主入伙的条件

房屋建筑工程经竣工验收合格,并取得消防、电梯、燃气竣工验收合格证明或者准许使用文件后,方可投入使用。

4.8.2 入伙筹备工作

  • 4.8.2.1 物业的清洁:入伙日之前,须再次清洁,清除脏污现象,要达到窗明几净的标准。
  • 4.8.2.2 物业的装饰:物业正式入伙时期,物业需要精心布置和进行适当的装饰。
  • 4.8.2.3 设备的试运行:管理处在入伙之前要对设备进行连续运作检验,各设备系统必须处于正常的工作状态,照明、空调、电梯、给排水、消防报警、门禁对讲、监控等系统正常运作,发现有异常应通知发展商及时修理,确保性能完好。
  • 4.8.2.4 场景布置:根据制定的场景布置方案摆放花篮、盆景,悬挂条幅对联,张灯结彩,插放彩旗,高挂气球等,给人以隆重、喜庆的感受;设置导向路标,安排引导人员,使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便。
  • 4.8.2.5 管理处应在显著位置张贴业主入伙验楼流程图、办理装修流程图、前期物业管理协议、临时业主公约、用户手册、业主注意事项、各种装修审批表范本、费用清单及各种法律法规等。

4.8.3 对于业主入伙程序、办理入伙,管理处应与发展商协商好,实行一条龙服务,发放入伙资料,应清楚、有序,并做好记录。邀请电话公司、网络公司、有线电视台、燃气公司等单位在集中入伙期间现场办公,为业主提供方便。

  • 4.8.3.1 管理处首先核收由发展商签名、盖章的交房手续书、核收房屋预售合同、核收承办人身份证复印件或法人授权书。
  • 4.8.3.2 管理处与业主签订相关文件,发放《用户手册》(也可替发展商发放《质量保证书》、《产品使用说明书》,配送电器的使用说明书和质量保修书)。
  • 4.8.3.3 签认手续后业主需交首月管理费,并预交一个月管理费。
  • 4.8.3.4 管理处派人陪同业主验房,由业主确认物业质量问题和水、电、气表底数并核收归档。
  • 4.8.3.5 管理处填写相关验收记录并将相关缺陷情况说明,由业主签字确认。
  • 4.8.3.6 以上手续办完后,将钥匙交给业主,发放业主/用户登记表,在规定时间内收回。

4.8.4 业主未签认上述文件、未交费的,视同对房屋产品的不确认,不应交付钥匙,避免产品的事实交付而无确认手续导致法律纠纷和风险。但管理处有关负责人员应详细了解具体原因,属房屋产品质量问题的,向公司和发展商反映跟进解决。管理处回收业主登记表后,整理资料归档。

4.9 业主房屋的保修

4.9.1 对业主提出的有关房屋质量方面的问题,管理处整理完毕后应在两天内将《接管验收记录》提交给发展商(一式两份,一份给发展商,一份由发展商交给承建商),由承建商负责返修;管理处留底一份,以便督促整改,并在商定的时间内另行复验,直至合格为止。

4.9.2 业主和住户在保修期内发现楼宇存在建筑施工或产品质量上的缺陷,经管理处查验证实后,通知施工单位(发展商)派人更换或返修。施工单位应在约定的时间(最长不能超过通知之日起5日)内到达现场核查情况,并予以保修。

4.10 业主房屋的装修

业主办理完入伙手续后即可进行装修,业主装修依据《客户服务管理程序》及相配套的第三层次文件。

5.0 支持文件

5.1 《合同评审与管理控制程序》

5.2 《客户服务管理程序》

5.3 《物业前期介入的主要工作》

5.4 《前期管理中的培训工作要求》

5.5 《物业接管验收指导书》

5.6 《物业接管验收的标准》

5.7 《物业入伙前的准备工作》

5.8 《办理业主入伙指导书》

5.9 《房屋保修的管理》

5.10 《前期管理方案编写指导》

6.0 相关记录

6.1 《合同项目评审表》

6.2 《房屋装饰装修管理协议》

6.3 《用户手册》

6.4 《业主登记表》

6.5 《入伙会签单》

6.6 《接管验收记录》


附:办理业主入伙流程

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