会议在日常工作中十分常见，人在职场，难免要参加各种各样的会议。
参加会议，一方面要认真做好会议记录，另一方面作为会议的组织者，还要根据会议内容和精神写出会议纪要，以便大家学习、贯彻和落实。
会议纪要，顾名思义就是对会议的记录、总结、提炼，是一种记载、传达会议内容和精神的文种，在政府部门和企业中常常被使用。作为职场新人，学会写会议纪要至关重要。
一、会议纪要的基本要求
会议纪要是在会议记录的基础上概括、总结、提炼而成的，目的在于反映会议的开展情况，传达会议的内容、精神和要求。
会议纪要既包括向上级汇报工作落实和进展情况，也包括向下级布置工作，还可以作为开展某项工作的重要依据，同时还可以存档备查。
会议纪要的受众可以是上级，也可以是下级。如果是上级，主要想通过会议纪要，了解下级单位和部门的工作进展情况，以及下级单位和部门对某些问题的看法和意见。如果是需要执行会议要求的平级或下级，除了想要了解某些事项的进展外，还需进一步明确下一步的工作计划和要求。
在构思时，一定要根据会议召开的实际情况，认真总结每一位参会者的主要观点和意见，列出会议议定的事项，做出的重要决定和决议。
在组织素材上，会议纪要需要明确会议召开的时间、地点、召集人、参加人员，还要记录每位与会者的重要观点和意见，会议达成的共识，会议明确的具体要求，会议做出的重要决定等。
二、会议纪要的特点
在撰写和修改会议纪要时，要把握好会议纪要的几个重要特点：
一是纪实性。会议纪要必须忠实记录会议的宗旨、内容和决议，不能修改会议内容，也不能将自己的观点、意见和主观情绪带进会议纪要，不能在会议纪要中评论观点的正确与否。
二是真实性，会议纪要必须如实记录每个人的观点，不能只记录某一方观点，或者只记录对自己有利的观点。
三是纪要性，会议纪要必须在原始会议记录的基础上，经过加工整理、归纳总结、提炼凝结而成，只列出主要观点，不记录具体细节。这是会议纪要与会议记录的最大区别。
四是强制性。会议纪要形成的决议，包括对某个问题的看法、对某项工作的安排等，能够指导实际工作，必须强制执行，严格贯彻落实。
三、会议纪要的撰写
1.会议前的准备。召开会议前，一定要搞清楚会议召开的时间、地点、人员、主题和流程，初步了解与会人员的发言内容，做到心中有数。
2.开会时一定要做好会议记录。详细、准确、完整地记录每个人发言的观点，可以用录音笔进行录音，以便原汁原味地记录会议内容。还可以用思维导图将同类观点记录在一起，方便总结重点内容，快速形成各个议题的内容。
3.会议纪要主要包括标题、会议的基本情况、会议的主要内容、结尾、落款和发送范围等几个主要部分。
4.会议纪要的标题要能清楚地反映会议的主要内容。一般有单式标题和双式标题两种写法。单式标题一般用“部门名称 会议名称 会议纪要”的形式。如“XX公司项目管理工作会会议纪要”。双式标题由“主标题 副标题”构成，主标题主要用来阐述会议的主要精神，副标题主要说明召开会议的部门、内容和文种等，如“贯彻落实职代会精神，推进企业管理再上新台阶——XX公司企业管理工作座谈会会议纪要”。一般的会议纪要多采用单式标题。
5.会议的基本情况。主要包括会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人等。这一部分内容，可以放在开头，也可以放在结尾，可根据各单位会议纪要的常用格式来定。会议的时间和地点据实记录，时间精确到具体几点; 主持人一般是指会议的召集人；出席人员指参加会议并有表决权的人员；列席人员指参会但没有表决权的人员；记录人指从事会议记录的人员。
6.会议的主要内容。这是会议纪要的核心部分，主要写清会议研究的问题、讨论的意见、形成的决议、布置的任务、完成的目标等主要内容，也是各单位会后执行的依据。
根据会议特点和会议规模的不同，会议的主要内容一般有三种写法。
第一种是集中概述法。就是将会议讨论的问题、与会者的观点、会议议定的事项进行概括、总结、分类叙述，这种写法适用于小型会议，讨论的主题比较单一，各方意见比较集中统一，便于执行。如果会议讨论了几个主题，可以将几个主题分条进行总结提炼。
第二种是分项叙述法。一般适用于大型会议或会议议题较多的会议。将不同议题分开来写，先用几个大标题提纲挈领地指出议题，然后再叙述与会者的观点或形成的决议。这种写法条理清晰，叙述全面，便于后续执行。
第三种是发言提要法。将每个人的发言内容进行归纳总结，将意见一致或观点相同的发言总结在一起，并提炼出观点。这种写法能够如实反映每一位与会者的意见，清楚记录与会者的主要观点，在一些讨论性的会议上比较适用。
7.会议纪要的结尾。在总结归纳会议的主要内容之后，要在结尾列出会议达成的共识、形成的决议，提出贯彻落实的号召与要求，明确落实责任和完成任务的时间表。
8.落款和发送范围。会议纪要的落款是会议的主办机关或单位，成文日期写在会议主办单位之后。发送范围包括抄报上级部门或上级领导，抄送与会的各个部门和会议涉及的相关部门，以及需要执行会议决议的下级部门。
9.语言文字风格。会议纪要需要忠实记录会议的实际情况和每位与会者的观点，语言要平实，文字要精练，以简练、清晰的叙述为主，文字不宜过于华丽，层次不宜过于复杂。常用的表达方式有：“会议议定了……”“会议指出了……”“会议达成了……”“会议要求……”等陈述性的表达方式。
四、注意事项
会议召开前做好准备工作，及时了解会议的基本情况，不打无准备之战。
会议召开时要做好记录，重点把握会议内容和发言者的观点。写会议纪要不能遗漏会议的基本要素，不能把会议纪要写成会议记录。
会议纪要是对会议记录的总结、归纳和提炼，要忠实于会议，不能掺杂任何自己的观点或发表任何评论，不能擅自改变发言者的观点。会议纪要在签发前，一定要请与会人员会签，以保证观点的准确性。
会议纪要表达方式不能太过文艺，语言不宜冗长，不要长篇大论，不能夹杂感情色彩，不要出现晦涩难懂的语句，不写与主题无关的内容。
会议纪要的发送范围一定要严格控制，特别是一些涉及敏感议题的会议纪要一定要控制发送和知悉范围。
会议纪要内容要重点突出、观点明确、条理清晰、层次分明，不能面面俱到，切忌主次不分。不要忽视会议纪要的签发流程。对会议纪要的落实情况要进行督促、检查，确保会议纪要得到严格执行。
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