一、现状问题
由于其特殊性、繁复性、重要性、历史性等特点，使得许多企业和企业在这方面的工作已远远落后于现代化的发展。主要存在以下几个问题：
文件的管理混乱
档案管理人员的繁重劳动
回收与回收的问题
不能满足企业信息系统对无纸存取的需求
随着企业的发展，各种重要的办公流程、邮件、邮件、公文、公告等都可以进行无纸办公。重要的文件、流程、收发文件等，都是要存档的，而 OA的重要邮件、文件、公告等，都是要存档的。私人存储容量（100-200 M)，不能满足所有邮件，流程，文件的长期存储。因此，对于档案管理中的关键文档，就显得尤为迫切。
因此，要使企业的重要资料文件得以妥善保管，便于检索和再利用，就成为了档案管理工作中亟待解决的问题。
二、系统设计的目的
建立一个有效、标准化的企业档案管理体系，是企业管理信息化、促进企业发展的一个关键环节。我国的高校图书馆管理信息化建设的主要任务是：
一、实现所有的档案工作的信息化
从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案的数字化管理模式，替代以往手工检查、手工查阅。尽量做到资料的电子化和信息化管理。
MIS的目的1——信息化的文件管理
二、加强企业档案的安全监管
全部档案管理，实行双线备份，实现企业档案资料线下纸质、线上电子档案的双线管理，协助企业把关键产品技术、科技信息、项目成果、工程资料尽最大可能实现电子化、代码化管理，线下线上相结合。确保相关信息的保管与保管。
三、提高企业的档案处理能力，提高企业资源的使用效率
企业档案既是企业发展的一笔珍贵的历史与财产，同时也是企业今后的发展、科技创新、制度变革的一个主要数据库，它为企业管理、技术、应用人员提供了无穷无尽的资源和支撑。因此，要适应企业不断加速的发展，就需要加强对企业重要产品、科技资料、文件资料和制度资料的检索、查阅和利用的效率。建立健全的企业重大数据存档，使档案电子化、信息化管理、双线管理，并利用现代科技手段快速查阅、科学变更、及时积累。方便商业发展。
四、实现企业 OA的平行和安全存取
企业档案信息管理系统使 OA办公平台上的各个关键工作都能即时地进行存档和管理。在确保 OA体系的负荷平衡、低负荷运转的前提下，实现了对重要流程、公文、文档的科学管理。
三、系统功能体系结构
系统体系结构遵循“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便使用”四个方面的设计理念。
四、技术体系结构的制定
1、存储模式的选择
企业档案信息管理系统，可以实现对所有的文档进行统一的存档，大大减少了人工审核和人工收集的繁琐。
在收集和处理过程中，将会将其与文档的副本一起进行备份，并进行再分类存储。而档案馆对文件和电子化内容的保存，则更加的具有较高的安全性，并采取了全面的存档方式。在非自然条件下，上述资料的资料应妥善保管，不可损坏或遗失。
2、存储内容的开发
企业档案信息管理系统，通过矩阵表的方式，不但可以很好地存储一般的文件，而且还可以存储各种不同的视频、音频和视频。该系统采用了大量多媒体电子档案的安全稳定存储和检索的方法。无损耗，无丢失，安全保存。
3、系统功能的开发
根据公司档案管理的程序，九思档案信息管理分为四个部分：信息采集、管理、使用和注销，全面管理档案全过程。
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