成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

项目失败的首要原因不是因为缺乏才能或技能,而是糟糕的项目管理实践。

资源管理和合理的资源配置是项目管理的关键要素,对项目的成功起着决定性的作用。

如果资源分配不当或管理不当,那么它必然会导致项目的失败。虽然这在单项目环境中是正确的,但在多项目环境中影响非常大。

多项目环境下资源分配的挑战


在理想的情况下,你应该有一组明确定义的资源(员工和设备),用于特定的项目。

一旦该项目结束,你将把整个团队转移到下一个项目。然而,实时资源分配是非常复杂的。

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

多个项目

大多数企业,不管性质、规模和行业如何,都会同时进行多个项目。多个项目环境已经成为今天的标准。

在多个项目环境中进行资源分配的方法与你在单个项目环境中使用的方法有很大不同。

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

有限的资源


企业有足够资源为每个项目充分配备人员的日子已经一去不复返了。

随着竞争的加剧和繁忙的最后期限,今天所有的员工都必须同时处理多项任务。

例如,如果你的业务中有10个并发项目,那么很可能这些项目之间共享资源。这意味着,你的员工在多个项目中工作,必须同时处理多个任务。

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

重叠和冲突


跨项目调度资源会带来一系列不同的问题,因为你在不同的团队中拥有相同的团队成员,并且由多个项目经理监控。

当项目优先级重叠时,就变得更加复杂了。这不仅导致资源分配冲突,而且影响了输出质量和项目交付进度。

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

压力和倦怠


当团队之间不断争夺资源时,可能会导致你最好的(需要的)资源感到压力和耗尽。

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

项目间资源切换


作为资源分配的负责人,你必须在不影响项目时间表和资源分配过多或不足的情况下,不断地将资源从一个项目切换到另一个项目。这不是简单的工作。

避免与良好的资源配置冲突

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

下面与你分享成功配置资源的7个重要技巧:

1、让所有管理人员参与资源分配

在开始在项目之间分配资源之前,请将所有团队领导和项目经理召集在一起。

让他们说明他们正在处理的项目的资源需求。从所有人那里获取有关如何管理资源冲突的想法和意见。

协作——你的团队经理可能对如何处理任务和共享资源有一些创造性的想法,以便所有项目都能按计划完成。

让这个初始规划会议成为一个没有任何批判性评估的地方。如果经理表示他/她分配不足,那么请相信他们,而不是提供你的反馈。

与所有团队负责人一起制定计划并调整工作量,以便正确地开始资源调度和分配。

2、努力消除项目之间的资源重叠

不断地将资源从一个项目转移到另一个项目会降低员工的效率,因为他/她没有时间完全专注于一个项目。

例如,当你将一个按需资源分配给项目A五天,项目B五天,项目A三天时,实际上,该资源在两个项目上都有未完成的工时。

一项研究表明,当被打断时,员工要多花25%的时间来完成一项主要任务。

为确保员工不失去生产力,请尝试消除从一个项目到另一个项目的重叠和不断转移。

如果你要在项目中途转移员工,请确保其在进入下一个项目之前已完成整个模块(一大块工作)。

3、提前计划活动高峰时段

所有项目都有不同的繁忙时间。

例如,开发团队在交付阶段会有更高的需求和需要更多的资源,而开发团队在测试阶段的资源需求会减少。

另一方面,对于测试团队来说,反之亦然(测试期间的资源需求较高,而构建阶段的资源需求较低)。

除此之外,项目结束时间对所有团队来说都是忙碌的时间,因为每个人都试图在项目完成前结束最后的活动。

密切关注项目预计上线的时间,这样就不会有两个团队同时需要相同的资源集。

在确定不同项目的交付时间计划时,尽量错开交付计划,以免项目的高峰活动时间重叠。

仅将交付计划延迟一周,就会在资源分配上产生巨大的差异。

4、让资源按优先顺序工作

让我们假设有一个人同时从事两个不同的项目:项目A和项目B。他在项目A中的工作优先级低,而他在项目B中的工作优先级高。

对于这个人来说,在项目A(低优先级任务)上工作,而在项目B(高优先级任务)上耽误其他所有事情是没有意义的。

确保所有资源在处理低优先级任务之前完成高优先级任务,即使两者有相似的交付计划。

5、避免超负荷

一个资源不可能在项目的整个生命周期中以100%的效率工作。虽然这似乎是显而易见的,但大多数管理者在分配资源时没有考虑到这个简单的事实。

每个人(即使是最敬业的员工)都需要在项目进行期间有一点休息时间。

有些时候,人们由于个人原因无法以100%的效率工作。

大多数管理者在为单个项目分配资源时,只分配了多达80%的资源时间。

但当涉及到多个项目时,他们最终会按照最大容量(100%)分配资源。

要实事求是,目标是在各个项目中分配80%的资源。通过这种方式,你可以将资源用于任何紧急任务,而不会打乱整个计划。

6、缺勤计划

在分配资源时,大多数管理者没有考虑到缺勤——无论是有计划的缺勤还是突然的缺勤。

确保在分配时考虑到每个团队成员的休息时间。

当团队成员计划开始工作时为他们安排工作,你可能会打乱多个项目的日程安排。

当一个团队成员突然缺席时,有一些资源作为备用分配给紧急任务。

7、使用支持资源管理的现代项目管理软件

项目资源管理最好通过使用现代项目管理软件来处理

需要项目管理资料合集的同学可先关注然后私信我哦

成功分配多项目资源的7个重要技巧(如何分配项目资源)

更多精彩内容请点击“了解更多”

版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 举报,一经查实,本站将立刻删除。

(0)
上一篇 2022年6月18日 上午8:11
下一篇 2022年6月18日 上午8:13

相关推荐

  • 收银软件收费情况(收银软件收费费率)

    在移动支付的驱动下,收银系统已成为众多实体店的必备工具之一。对于商家而言,最关心的问题就是收银系统都是如何收费的。 一、收银系统收费情况 不同行业需要的收银系统的功能不同,价格自然…

    2022年7月20日
    350
  • 重磅丨天津市重点项目管理办法(天津重点项目目录)

    为进一步建立健全 我市重点项目推进机制 充分发挥重点项目 对促投资、稳经济、 增强高质量发展后劲的关键作用 天津市人民政府办公厅印发 《天津市重点项目管理办法》 按照系统性、规范性…

    科研百科 2023年12月23日
    154
  • 美国商科科研项目多吗知乎美国商科科研项目多吗知乎

    在知乎上,关于美国商科科研项目的回答和讨论非常活跃。许多人在问和答之间分享他们的经验和见解。那么,美国商科科研项目多吗?在知乎上,我们可以找到答案。 首先,我们可以看到许多学生在问…

    科研百科 2024年6月13日
    44
  • 科研项目如何看排名

    科研项目如何看排名 随着科技的不断进步,科研项目的质量和成果也在不断提高。然而,如何评价科研项目的质量和成果一直是学术界和工业界共同关注的问题。在评价科研项目时,排名是非常重要的因…

    科研百科 2025年3月3日
    1
  • 科研项目分类ABC

    科研项目分类ABC 随着科技的不断发展,科研项目也在不断进行分类。这些分类可以根据它们的研究内容、研究方法、研究目标等方面进行分类。下面,我们将对ABC三种类型的科研项目进行介绍。…

    科研百科 2025年2月14日
    1
  • 软件项目管理project

    软件项目管理project:成功的关键因素 在软件开发项目中,项目管理是至关重要的一环。成功的软件项目管理需要遵循一系列严格的步骤和最佳实践,以确保项目按时、按质量完成,并达到客户…

    科研百科 2024年9月1日
    24
  • 一天的时间如何计划表(一天的时间计划表怎么做)

    关于柒月 #自律# #手帐# #坚持是一件很酷的事# 梦想大家都有的,只是有能力实现目标的人少之又少。 因为能把自己的目标落实到每天,并能日复一日坚持行动的人并不多。 一天的时间应…

    科研百科 2022年12月8日
    219
  • 保研如何介绍科研项目

    在保研过程中,介绍科研项目是非常重要的一项任务。科研项目是一个研究生阶段非常重要的一部分,不仅能够展示研究能力和学术兴趣,还能够为未来的职业发展打下坚实的基础。在介绍科研项目时,需…

    科研百科 2025年3月31日
    1
  • 教育工程项目云管理系统

    教育工程项目云管理系统: 提升教育项目管理效率 随着云计算技术的不断发展,教育工程项目云管理系统已经成为了教育领域中不可或缺的工具。该系统可以为教育项目管理人员提供高效的项目管理工…

    科研百科 2025年1月20日
    0