贸易公司基本管理制度(贸易公司的管理制度)

为了加强公司日常工作规范和相关工作细则,根据本公司经

营模式,特制定日常基本规范如下:

岗位部门:销售部 综合部(财务 采购 仓库 物流)

一、销售部。

A.销售人员每月定期核定销售订单、销货明细和应收款,预收款明细。货已出库,并将发票一并开出送交客户做好催款核销工作;

B.当月送出的货物因特殊原因无法当月即时开票发票,以出库单出库日期为准,限期开票时限为两个月;

C.已开具发票应收款超期一个年度未回,不论是客户或经手人原因,均按票面金额的100%由经手人自行承担;已出库未开票最终导致无法开票而产生坏账,按出库金额的100%由经手人自行承担;

D.月末终了后,次月10日前应收款明细,未开票明细,预收款明细提交财务部核对。忘记或者他人代替提交,将扣除发生在当月岗位工资全额,特例提前报备财务。

二、综合部。

1.采购

A以审核无误的销售订单作为采购依据,根据当周的订单核实情况,集中汇总交付财务,付款时间:下午三点。月结供应商涉及批量或攒单,采购部门工作群发通知告知。付款依据:付款通知书及购销合同等附件作为付款依据,并标明订单号,仔细核对系统采购订单和销售订单对应关系以便备查核对;

B.订购产品签定合约时,请及时提醒供应商发票即时开具,并跟踪货物直至产品入库为止;直发客户订单凭物流单号直接办理入出库;进项发票取得自收到产品效期两个月,如果超过效期或者因其它原因产生坏账,进项税额由经手人先自行承担,等发票取得后返还,等发票取得后返还;订错货或者货物在发货途中物流跟踪不及时产生遗失,如无法退换导致的损失,由经手人按采购订单付款金额自行承担.

2.仓库(物流)

A入库验货。采购人员以采购订单为依据,查验货物无误的产品办理入库,如有不符请及时与供应商沟通原因,直至产品精准无误才予以办理入库;

B销售出库。产品入库后,做好即时出库,对应实存数。以审核无误的销售订单为依据出库,不得更改原始数据信息;

C销货发货。以销货单为依据,对应产品信息办理发货。

仓库盘点。盘点时间:一个月终了最后一周。

ABC工作细则产生的违规或者掩盖,涉及错发或漏发,首次警告,第二次扣罚发生当月的岗位绩效,第三次开除。

3.财务

财务人员以审核无误的单据办理支付款项,核销应收和应付往来,定期提醒销售人员,涉及应收款催款和销账核销。及时与其他部门沟通跨期应收和应付往来。涉及往来款项,不得私自清理,如涉及跨年度款项,以EXCEL明细表提交其他部门经手同事确认后,报备总经理审批,才予以调整。遵守小企业财务制度进行账务处理,如超越此制度产生的后果,将承担法律责任。

本规范于202x年1月1日暂行!

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