【提升管理水平】之【工具篇】- Asana（提高管理的20个工具）

（一）简介

Asana是一款流行的协作和项目管理工具，可以帮助用户组织任务、跟踪进度和与团队成员沟通。

这款工具使用范围不限于IT项目，具备如下需求的均可以考虑：

（二）功能和界面介绍

下面将分步骤介绍如何使用Asana。

步骤1：创建账号并新建项目

访问Asana网站(网址：www.asana.com)，并创建一个免费账号。登录后，您可以选择创建一个新项目。在新面板中，输入项目名称和描述，然后选择一个布局（如列表、看板和日历）来显示任务清单。注册过程非常简单，只需要一个邮箱，收邮件确认即可以开通使用。

Asana的价格结构是基于团队成员数量而定。它提供了免费版、Premium版和Enterprise版三种付费选项。

• 免费版：适用于个人、小型团队或自由职业者，每个组织可以免费使用Asana的基本功能，但需要升级才能获得一些高级特性。
• Premium版：是为企业、中型公司或大型项目团队设计的高级选项，提供更多的功能、支持更大的团队规模，并且具有更强大的管理和控制权限能力。
• Enterprise版：主要为大型公司和组织量身定做，提供了更高的安全性、定制化以及第三方应用程序的支持等。

如果您是针对个人使用，可以免费注册Asana并使用其基本功能；如果您需要更多高级特性，则可在个人版中进行升级。 如果您是企业或组织，请选择给适合您规模的版本，并按需购买。

官网网页国内可访问

主界面

关于新建项目，更进一步的Asana提供了三种不同的方式来创建项目：

1.从头开始创建：在Asana界面的左上角单击“新建”按钮并选择“项目”，然后填写项目名称和描述，并指定任务的布局形式（如列表、日历或看板）。

2.使用Asana自带的模板：如果您想要在Asana中启动一个新项目，但不确定该如何安排，在模板库中选择适合您所需的一项模板。Asana提供了许多预制模板，如营销计划、产品开发、招聘以及年度计划等。

3.从已有模板复制：如果您已经在Asana中创建了一个与新项目类似的项目，则可以复制该项目并在此基础上进行调整。通过这种方式，您可以免去项目设置的许多繁琐步骤，并快速地启动新项目。

三种创建下面的方式

PS.对于重度使用者，尤其是多项目管理者，可以尝试下模板功能，真的很赞。

项目模板

步骤2：添加任务

接下来，您可以开始添加任务到项目中。单击“添加任务”按钮，输入任务的名称和说明细节即可。 您还可以指定负责人、截止日期、关联的标签或者审核相关文件等。

任务卡片界面

在Asana中，创建任务有以下两种方式：

1. 点击项目或者文件的名称，在弹出的面板中单击“添加任务”按钮。然后，填写任务标题、说明、负责人、截止日期和其他相关信息，以便您和成员更好地了解任务，并跟踪其进度。

在list中创建任务

2. 在任务列表视图中，单击“ ”按钮以创建新任务，或使用Asana的快捷建议功能。如果您使用该功能，则可以输入特定的任务文本（如 “@名称”，它会自动指定某个成员为任务的负责人）并按Enter键即可将任务创建到列表中。

在卡片中创建任务

无论哪种方式，都能创建任务，接下来您就可以组织任务、追踪任务状态、添加评论或文件等，并与其他团队成员沟通、协作。

步骤3：组织任务

如果您想通过给任务设置标记来指示它们的不同状态，这些标tag记(such as to-do、doing 和 done) 可以更好的进行任务分类和筛选。实际上，在Asana中，可以通过以下几种视图方式来查看任务：

1. 列表视图：这是最常用的视图。它以列表形式展示任务，包含任务标题、负责人、截止日期以及其他基本信息。您可以使用此视图轻松追踪任务的状态和进展，并排序或筛选任务。

任务列表视图

2. 日历视图：这个视图以日历格式显示所有任务和截止日期，在日历上直观地了解任务的时间安排，并且可以方便地调整任务计划。

日历视图

3. 看板视图：这个视图将任务按列排列，每一列代表一个阶段或部分。任务通过卡片的形式呈现，您可以自由移动卡片来改变任务位置和与团队成员合作。

看板视图

以上视图都可以根据您的需要定制操作，甚至可以采用模板的方式，预先定义；最大限度地提高效率和适合项目管理的要求。

步骤4：跟踪任务的进度

在每个任务的旁边，您会发现一个进度条图标。单击它，就可以设定任务的进度情况，例如完成百分比、预计完成时间等。

任务状态修改

在Asana中，可以跟踪任务的状态和进度。以下是几种简单的方法：添加任务进度更新：您可以在任务中添加进度更新、备注或附件，以便其他团队成员更好地了解任务的状态和进展情况。这有助于确保每个人都能在同一频道上，并且可以及时做出响应。

任务信息修改

总而言之，跟踪任务需要对其状态进行及时更新，并善用Asana的功能，使您和团队成员都能更好地跟踪任务的状态和进展。

步骤5：与团队沟通

您可以在各个任务中直接对其进行评论。这将允许其他项目成员查看所有意见和讨论，并就特定问题进行讨论。 或通过加入团队后，众成员可以在文件中心共享相关的列表、附件和资源等。

消息和通知

（三）高级管理者：进阶功能

1. Goal

Goal是主要帮助用户设置规划，追踪和评估关键结果（OKR）；通过Goal，您可以明确自己的目标并创建具体的计划以实现这些目标。将目标分解为子目标，确定具体的任务内容和截止日期确保迅速地达成您做出承诺。Goal会跟踪所有与目标相关的活动，以及设置组织、团队或个人相关目标，并帮助您准确了解每项任务的进展情况。Goal可以自动将您的目标与其他工具的目标进行同步，例如Jira、Salesforce等。从而实现不同计划要素之间的完美对齐，并维持整个组织的责任和协作。

设置企业和团队目标界面

2. Portfolio

Asana的Portfolio是一种功能，可帮助用户更好地跟踪和管理多个项目。通过Portfolios，您可以查看所有项目的进展情况，观察各项任务之间的关系，并处理您希望项目达成的目标。在一个 Portfolios中，你可以看到每个项目的完成百分比、活动状态和最近更新，随时随地掌握项目进展情况。通过单击 Portfolios 中的任何项目即可深入了解详细信息，例如日程表、任务列表或联系人。实现复杂项目需要协同工作。使用Portfolio来了解不同项目之间的依存关系，并确认它们是否已移交给下一个团队。

所管理项目总体视图

3. Reporting

Reporting是一种可以用户自己定义数据报表的功能；可通过它查看有关个人、团队和项目的活动报告。通过Reporting，可以快速了解任务的完成情况，具体统计信息，以及参与者的工作进展。另外，Reporting还有更多的功能：活动摘要、任务状态、进度追踪、周期性报表、自定义报告。总之，Reporting帮助用户查获最新的进度信息，让您快速准确地了解任务进展情况，向上级领导呈现适当的汇报内容，并全方位地管控所有任务状态和流程。

自定义的报表

（四）数据安全性

目前国内可以访问和试用产品，但遗憾的是它目前没有汉化；但考虑到Anasa是一种云产品，在使用的过程中，它可以收集和处理大量的语音、文本、图像和视频数据，并针对顾客的个性化需求进行分析和推荐。在数据安全方面，云产品面临多种风险和挑战，例如隐私泄漏、数据损坏或丢失、网络攻击和黑客入侵等。Anasa可能采用多重措施来确保数据的安全性和保密性，例如加密数据传输、访问控制和身份验证、备份和灾难恢复计划等。

（五）同类产品对比

与Asana类似的软件有Trello、Monday.com和Todoist等。以下方面是这些软件的优劣比较：

• 功能和特点：这些工具都最大程度地提高协作，帮助用户管理任务并追踪进展。Asana和Monday.com拥有更强大的团队和项目管理功能，并允许用户创建所有类型的报告来监视进度。而Trello和Todoist则更专注于任务管理和个人生产力提升。
• 用户界面：这些工具拥有直观而友好的界面设计，可快速上手学习。每个工具也都有自己独特的风格和交互方式。例如，Trello使用列和卡片来组织任务，周向式页面模块化，Monday.com 则是以更多定制化布局适应不同团队需求。
• 价值和价格：每一个工具都提供各种各样的价格方案，从免费到企业一级以上规模的营销套餐，消费者 可根据他们的预算和需求选择适合自己的方案。
• 对接和易用性：这些工具与其他应用程序的兼容性方面非常广泛，并能够轻松接入其他工具，例如Google Drive、Slack或 Dropbox等应用，通过API等技术方法实现更好的组织和协同。

这些工具各有优势，我们可以根据需求和预算来选择适合自己的方案。如果需要强大的团队和项目管理功能，Asana和Monday.com是不错的选择，而在较小或个人使用场景中，ToDoist和Trello则更加实用。同时，类似开源免费的项目管理工具有许多，其中一些与Asana类似。以下是几个常见的开源项目管理工具：

• OpenProject：提供功能完整且易于使用的管理解决方案，在大型团队和组织中实现跨部门协作的有效方式。
• Taiga：一个类似 Trello 的开放源代码解决方案，适用于敏捷开发的需求。Taiga可以轻松修改和自定义游戏板以满足任何需求。
• Redmine：致力于管理项目按时间排列的问题，并可监控任务进展情况和跟踪 bug、工时、费用等指标。

这些开源免费项目管理工具不仅提供了基本的任务列表、时间表、报告功能，还有漏洞修复等其他类型的操作，以及强大的 API 和插件支持。尤其对于中小型企业或个人创业者而言，采用免费开源方案也是随着商业模式更加成熟的好选择。但同时，它们缺乏付费应用所提供的服务和支持，用户在使用时也需要自己搭建服务器环境和承担相应的技术风险。