一、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。
1.标题
通常由发文机关、事由和文种三要素组成。例如：《云南大学关于上报本科教学工作水平评估整改方案的报告》。
2.抬头
报告的开头应写明报告的主送机关，报告属上行文，所以报告的抬头一般是上级机关，例如：省教育厅、教育部、省政府办公厅等等。
3.正文
报告正文应该准确简要、条理清晰的将有关工作或事件的情况阐述清楚，并加以扼要的分析，以便给人们以全面、深刻的了解。
4.结尾
一般另起一行，写“特此报告”、“专此报告”等等。
5.版记
如果报告除主送外还要抄送其他部门，应该在版记中注明。
二、请示
请示，适用于向上级机关陈述情况，说明理由，请求批准。是一种要求上级机关必须给予明确批复的公文。
1.标题
通常由发文机关、事由和文种三要素组成。例如：《云南大学关于省教育厅领导出席2007教育部—IBM高校合作项目年会的请示》。
2.抬头
报告的开头应写明报告的主送机关，报告属上行文，所以报告的抬头一般是上级机关，例如：省教育厅、教育部、省政府办公厅等等。
3.正文
请示正文要载明两方面事项：一是请示的缘由，二是请示的事项。
4.结尾
另起一行写“妥否，请批示”，“当否，请批示”等等。
三、函
函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。
函的正文，一般包括开头、主体、结尾三部分。
1.开头。如果是去函，要说明缘由和目的；如果是复函，则要引述来函，用语上都要谦恭礼貌。
2.主体。主要内容要写得具体明确，事理清楚。
3.结尾。要写得干净利落，如对对方有要求，要明确提出。最后，视不同情况可写“可否，盼予复函”或“此函”等等。
四、通知
通知适用范围极广，它适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等等。
1.标题
通知的标题一般由发文单位、事由（发布规章的名称、转发文件的标题）、文种组成。
2.抬头
通知一般是普发性文件，在全校范围普发的文件抬头一般是“各学院、各部门、各单位”；如果针对某一特定单位，就写明单位名称；若是针对多家单位，又无法全部列出单位名称，抬头可以写“各有关单位”。
3.正文
通知的正文一般要写得简明扼要、条理清楚。如果内容较多或者发布规章、转发文件，可以用附件附在正件的后边，对正文的内容加以补充说明。
4.结尾
另起一行写“特此通知”。
五、决定
决定，适用于对重大事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和个人，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
决定有以下特点：
1.决定没有抬头。
2.决定内容应该简明、清楚，避免有歧义产生。
3.决定的版记里应该注明主送和抄送单位。
六、会议纪要
会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要重在纪实，客观真实，不能离开会议实际自主创新。
会议纪要不同于记录，突出一个“要”字，要将会议的重要情况和议定事项归纳浓缩，突出重点。
在格式上会议纪要有以下特点：
1.会议纪要没有抬头，但有周知性。
2.会议纪要不盖章，但有约束性。
3.会议纪要不是新闻，但有迅捷性。
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