行政机关公文格式常见问题分析

文/龙岩市新罗区人民政府办公室 陈婕

一、行政机关公文格式规范化的意义

公文的书写格式较为严谨，严格按照格式要求发布公文，遵守公文格式的相关制度和标准，更好地凸显公文内容，使公文更为整齐和美观，提高公文的有效性和价值。行政机关公文格式规范化具有重要的意义：一是有利于准确传达政策和信息。行政机关是国家行政权的行使者，公文具有规范体式和法定效用，公文格式规范化能有效提高交流沟通的效率。二是有利于维护公文的严肃性和权威性。公文拟定中的流程较为严格，且公文格式自成一体，具有法定效力和规范体式，自起草之初就诠释着国家行政机关的庄严性，规范性公文显示出公文的严肃性和权威性，对行政法规使用的章程、条例、规定等至关重要。三是有利于提高工作质量和效率。公文在起草、审核和签发上都有统一的公文格式，这样可以精简公文处理的时间和效率，为行政机关公文的收、发、整理归档起到提质增效的效果，尤其是在如今公文处理自动化环境下，公文格式规范化可使工作质量和效率倍增。

二、行政机关公文格式常见问题分析

（一）版头部分的公文格式常见问题。在公文的规格样式中，版头部分常见的问题主要有三类：一是发文机关标志名称不全。制发公文的机关单位尚未标注机关名称，使得版头部分不完整。二是发文字号不规范。公文版头的字号和字体有着相应的标注标准，但在公文处理中还存在序号用虚数、错用括号、字号小于3号、字体不标准等多个问题。三是签发人标识不合规定。有的部门在公文发布中字体没有使用楷体，而是其他字体，更有甚者在公文起草和拟定时缺少签发人的签字，公文格式不严谨。

（二）主体部分的公文格式常见问题。1.标题问题。标题问题是行政机关公文格式中的常见问题之一，存在公文标题的字体、字号没有严格按照规定写作的现象，有时用宋体加粗，有时用黑体加粗，字号的选择也存在随意性较大。不仅如此，有些公文中还存在标点符号滥用的问题，顿号、逗号的使用不当以及书名号的重复使用等不规范的现象仍然存在，容易造成歧义。如：《××县人民政府关于转发〈××市人民政府关于转发《××省人民政府关于印发××的通知》的通知〉的通知》；此外，还存在语义重复的问题，在公文中“请求”和“请示”重复出现在一个标题之中，如：《XXX局关于请求解决xxx的请示》。2.正文问题。公文的正文部分格式问题较为多见，主要表现为正文中应用公文的格式不对。具体说来，一是在正文中括号的使用不当，如“依据xx厅〔2022〕28号文《关于xxx的通知》”“xx厅〔2022〕28号文”出现在标题前面就是错误的，标题和引用的发文字号问题尚未理清。二是文中结构层次序数词使用不规范。结构层次序数中第一层是“一、”第二层变成了“1”或者“（1）”，这样的序数词表达在字体和标点上都存在不规范。3.结尾问题。公文结尾部分是公文格式的重点，包括发文机关署名、加盖印章、成文时间等内容。其中，存在发文机关署名和印章不一样的问题，如：“XXX县人力资源和社会保障局”只署名为“XXX县人社局”。加盖的印章不清晰、不居中、不端正，印章使用不规范或错盖在了成文时间以外的地方，成文时间未用阿拉伯数字表示年、月、日等都是公文结尾部分的常见问题。此外，公文排版后不能容下印章时，印章与正文分属两页，且印章页显示“此页无正文”或出现空白页的现象仍然存在。4.附件标识问题。公文附件编排错误也是常见问题之一，附件作为正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力，不少机关单位对附件标识认识不清，经常出现主附分离的情况，影响了公文的规范性。

（三）版记部分的公文格式常见问题。1.主题词问题。现如今，相关条例规定取消了公文主题词，也就是说，在公文格式中，现已不存在主题词的现象，出现主题词的公文格式是错误的。但许多机关在文件制发中经验主义盛行，仍然凭借长期的公文制发经验拟定公文，还是写有主题词，究其原因，主要是由于公文写作单位尚未与时俱进加强公文规范的学习，使得主题词现象时有发生。2.抄送格式问题。首先，是抄送名称不统一的问题，没有严格用“抄送”两个字，而是自主命名为“抄报”“报送”等标识。其次，回行时没有与冒号后的抄送机关对齐，在抄送较多机关时，间隔符号使用不当，用“、”或空格，最后一个抄送机关不标句号等不规范的格式仍然存在，如：县（区）级单位行文需要抄送市级单位的，写成“抄报：市XX局、市XX局、XX中心”。最后，抄送给不该抄送的机关，造成了公文资源的浪费和公文处理部门的工作负担。

三、行政机关公文格式规范化应用的策略

行政机关公文要求按照专业的公文格式进行写作，加强对公文格式的规范化，降低公文中的常见问题的出错率，可以结合当前公文格式中的常见问题，有针对性地进行优化，将公文格式规范化贯穿始终，确保公文的质量。

（一）版头部分公文格式规范化应用的策略。版头部分是重要内容，一是要补全发文机关标志名称。对于制发公文的机关单位，应强调标注机关名称的重要性，在版头中写全机关单位名称。二是发文字号一般位于版头的下空2行，居中排布。有固定的标准和模式，用3号仿宋字体显示，数字符号也有相应的规定，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，在标点符号的使用上，括号的使用应引起重视，用六角括号“〔〕”括入，避免因为括号的不规范影响公文质量。同时，发文顺序号不加“第”字，直接用阿拉伯数字开头，序列号的使用则不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字，尽量不使用自动编号，且机关代字、年号和序号缺一不可。三是签发人的位置在公文的右上角，居右空一字，“签发人”三个字应编排在发文机关标志下空二行位置。

（二）主体部分公文格式规范化应用策略。1.公文标题的规范化应用。公文标题是对公文内容的概括与揭示，公文标题用二号小标宋体，一般不加粗，标题末不能使用标点符号，法规、规章名称可加书名号。多行时采用梯形、菱形和倒梯形，每行词意完整、长短适宜、间距恰当。标题用语不能有歧义，文字表述要用语精炼，说明发文缘由，使人一目了然。如《XXX局关于请求解决xxx的请示》，在公文标题中出现了“请求”和“发请示”两个动词，应改为《xxx局关于解决xxx的请示》；如《××县人民政府关于转发〈××市人民政府关于转发《××省人民政府关于印发××的通知》的通知〉的通知》应改为《××县人民政府关于转发〈××省人民政府关于印发××的通知〉的通知》。2.正文部分的规范化应用。行政机关公文的正文部分主要起到申述观点、叙事明理的作用，正文中括号的使用应出现在标题之后，如“xx厅〔2022〕28号文《关于xxx的通知》”，“xx厅〔2022〕28号文”就应置于标题后面，改为“《关于xxx的通知》xx厅〔2022〕28号文”，字体通常为3号仿宋体字，公文首页必须显示正文，按照规范的格式叙事具体内容。文中结构层次序数词使用方面，一级标题用黑体“一、”，二级标题用楷体加粗“（一）”；三级标题用仿宋GB2312加粗“1.”；四级标题用仿宋GB2312加粗“（1）”，公文应严格按照正文结构层次序数词行文。3.结尾部分的规范化应用。公文的结尾应简明概括全文，结尾可用“特此通知”“特此报告”“妥否，请示复”等。公文末尾阐明公文生效、实施的日期，日期落款一旦注明时间即可生效。在发文机关署名、加盖印章、成文时间方面注意格式的规范化，特别需注意发文机关的署名要与印章署名一致。在加盖印章方面，用红色印章，印章显示应清晰、居中、端正，下压成文日期，作为公文生效的凭证。成文日期必须用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。此外，公文排版不得出现空白页或“此页无正文”的字样，以防止对公文原文的人为添加和篡改。4.附件标识的规范化应用。附件在公文排版中也有明确的格式要求，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。对“附件”字体的使用和空格有要求，“附件”二字及附件顺序号在左上角顶格显示，应使用3号黑体字。附件标题居中编排在版心第三行，其中对于附件内容的格式，要求同正文一致。

（三）版记部分公文格式规范化应用的策略。

1.抄送的规范化应用。文件如有抄送机关，需要根据抄送机关的数量进行合理安排，在字体的选择上，一般用4号仿宋字体标明抄送机关名称，在印发机关和印发日期上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号。对行政机关公文抄送的规范如下：一是要统一抄送名称。严格用“抄送”两个字，力求标准化和统一化的标识。二是“抄送”回行应与冒号后的“抄送机关”对齐。根据抄送机关的性质，在抄送较多机关时间隔符号使用逗号“，”隔开；当抄送机关间是并列关系的，它们之间的符号应当使用顿号“、”，最后一个抄送机关应清晰标明句号“。”。三是“抄送”公文的严谨性。精选抄送机关单位，避免给不需要的机关单位抄送。此外，从抄送机关的排列顺序上看，若按隶属关系分，即根据行政单位上级和下级的关系，从上至下的顺序依次为：上级机关、平行机关、下级机关；若按系统分，即根据行政单位不同组织和部门的关系，从高到低的顺序依次为：党委、人大、政府、政协、纪委、法院、检察院、军队、下级政府和本级政府各部门。2.印发机关和印发日期的规范化应用。印发机关是公文的印制主管部门，在字体选择上印发机关的字样采用4号仿宋字体，印发日期也应采用4号仿宋字体。需要注意的是，在编排上对印发机关和日期应排版在末条分隔线之上，同时注意字体和版面的空格，一般要求印发机关左空一字，印发日期右空一字，严格按照要求进行空格。在数字的使用上，统一使用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。如：“二O二二年三月二日印发”或“2022年03月02日印发”都不规范，应改为“2022年3月2日印发”。

四、结语

行政机关公文格式中存在许多常见问题，在公文处理中应引起重视。应加大对行政机关公文规范教育培训，通过定期或不定期的培训，加深对公文规范性的认识，提高公文格式的规范化管理，增强公文处理的规范性和权威性。与此同时，还要健全行政公文审核与评估制度，发挥行政机关公文审核的职能作用，对不规范的公文要及时提出问题，严格把好公文格式关，坚持不懈地提高公文质量和行政效率，使公文更好助力行政机关各项工作的开展。

摘自《办公室业务》2023年1期