差旅管理:工作流程+管理制度+管理图表+差旅费用控制方案与工具(差旅费业务处理流程图)

一、出差管理工作流程

1.日常出差管理流程

日常出差管理流程图

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日常出差管理流程关键点说明表

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2.出差费用申请流程

出差费用申请流程图

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出差费用申请流程关键点说明表

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二、员工出差管理规定

1.员工出差管理制度

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第1章 总则

第1条 目的

为了进一步规范公司员工出差管理工作,强化成本管理意识,合理控制差旅费开支,特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。

第2章 出差程序与审核

第3条 出差程序

1.员工出差前应填写《出差申请单》,出差期限由遣派主管视情况需要限定日期,予以核定。如遇特殊情形事前无法及时办理,亦应在出差完毕后尽快补办手续。

2.拟出差人员将填写好的《出差申请表》送行政部留存、记录考勤。

3.拟出差人员凭核准的《出差申请表》、《借款单》,可向财务部暂借相当数额的差旅费。待出差结束后 日内结清暂借款项,超过 日,财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回,待其报支时,再行核付。

第4条 出差的审核

1.当日出差:出差当日可能往返,一般由部门经理核准。

2.远途国内出差:____日内由部门经理核准,____日以上由主管副总核准,部门经理以上人员一律由总经理核准。

3.国外出差,一律由总经理核准。

第3章 出差费用报销规定

第5条 住宿费、午餐费按费用标准报销,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的,午餐费、交通费、交际费不得重复报支。

第6条 差旅费用一律凭证报销,不得虚报、冒领,上述情形一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给以不同程度的处罚。

第7条 不同级别的员工共同出差,住宿、交通工具可按高级别员工标准执行,其他费用标准不变。

第8条 国内、外出差人员在同一城市出差停留____天以上的,自第____天起,住宿费、午餐费按____折给付,特殊情况由总经理审批。

第9条 若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者,则按相应住宿费标准一半支付。

第10条 出差当日返回不报销住宿费。

第4章 附则

第11条 本制度由行政部负责解释。

第12条 本制度自发布之日起执行。

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2.出差报销管理制度

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第1章 总则

第1条 目的

为员工出差报销管理,合理控制差旅费用开支,参照公司相关规定,特制定本制度。

第2条 适用范围

公司内部所有人员出差费用报销管理均参照本制度执行。

第2章 差旅费报销管理

第3条 交通费报销

1.出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车,原则上应出具运输部门车船发票。

2.出差人员乘坐飞机要从严控制,若因任务紧急,需乘坐飞机,事前须经公司总经理审批,机票由公司直接联系订购。

3.出差人出员随车乘坐到目的地,未发生车船票,则不报销交通费。

4.出差人员出差期间,城市公共交通费凭票报销,但须说明事因,注明起点至终点。

第4条 住宿费报销

1.凡公出人员的住宿标准依岗位级别确定,高层管理人员____天/元,中层管理人员____天/元;基层人员____天/元;如有特殊情况经总经理批准,可提高住宿标准;身兼多职的,按职别最高的标准执行。

2.由接待单位免费接待,或无住宿费收据的,一律不予报销住宿费。

第5条 其他费用

1.出差人员的伙食补助费不分途中和住宿,按不同地区给予补助;一线城市每人每天补助____元,二线城市每人每天补助____元,三线城市每人每天补助____元。

2.市区内出差不论时间长短,均不发给出差补助费。可发给午餐补助费,超出市区范围的,发出差补助费____元/天。

第6条 外出参加培训、重大活动或参加有关会议人员,交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由总部安排食宿的,不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。

第3章 差旅费报销有关注意事项

第7条 凡公司开展业务需发生费用时,均应事先申请,经部门经理同意,报公司分管副总批准后方可办理或执行。未经批准或超过预算范围内的费用、支出,财务部门有权拒绝办理,且由支费个人自理。

第8条 车票遗失的须书面说明情况(注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间、票价等)并由其部门经理签字证实后予以报销。

第9条 出差人员应在回公司后____天内报帐,需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。

第10条 出差人员必须认真执行任务,在指定出差地点,区域内积极主动完成任务,凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、宿费一律不予报销,同时,也不享受办私事期间的伙食补助费。

第4章 附则

第11条 本制度最终解释权归行政部。

第12条 本制度从____年____月____日起执行。

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三、差旅管理图表

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四、差旅费控制方案与工具

1.差旅费控制关键点

差旅费是企业员工因共出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如下所示。

  • 关键点1:强化对差旅事项的信息化管理,提高出差效率,降低出差频率
  • 关键点2:实行费用指标的月度分解,将费用指标下达到各个部门,各个员工
  • 关键点3:将差旅费报销标准细化到个人、部门,规范差旅费的使用
  • 关键点4:合理安排出差次数和人数,减少不必要的出差,节省差旅费
  • 关键点5:规范差旅费报销的审核审批程序,杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生
  • 关键点6:对各部门需出差人员进行分类,排出时间表,合理安排工作进度和其他事项

2.差旅费用控制方案

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3.差旅费用控制表单

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