案例 – 用 SeaTable 表格记录和管理设计部合同产值台账

好工具会让工作变得轻松起来!比如用表格来记录和管理台账时,就要考虑数据录入的规范化、协作权限的灵活性、台账查询和统计分析的易用性等问题。就拿我们设计部来说,现在用 SeaTable 这个新型的协同表格来记录和管理台账,就要比传统的表格更简单易用,使用场景也很广泛。本案例仅围绕台账应用来做几方面的分享。

主要包括以下内容:

  • 用表格丰富的数据类型记录台账的各类信息
  • 通过增加视图来管理不同角度的台账数据
  • 通过统计功能可视化分析台账和快速输出报表

分别来看。

利用丰富的数据类型规范记录台账信息

在台账中录入数据时,不仅要清晰准确还得做到格式规范,以便于后续的查询和处理。而 SeaTable 表格就提供了丰富的数据类型,能帮我们规范化地记录各类型信息。本案例中的台账表主要记录设计部的项目产值情况,字段比较少,只用了部分类型,大家可以结合下方截图查看更多类型,在实际中按需使用。当列比较多时,还可以冻结首列或多列,以方便拖动查看。

案例 - 用 SeaTable 表格记录和管理设计部合同产值台账

丰富的数据类型

比如:

  • 日期:用了“日期”类型,它有多种格式可选。双击单元格就可以直接选择或在日期框上修改日期。
  • 设计师:用了“单选”类型,双击单元格就能从编辑好的单选标签中选择一个。
  • 定制:用了数字类型,并选择以人民币格式显示。
  • 总产值:用了“公式”类型,可自动计算定制、主材、施工这三列的总和。
  • 附件:用于记录相关凭证资料。用了“文件”类型,可上传一个或多个文件,支持查看。
  • 创建人:用了“创建者”类型,可自动记录增加该行的用户昵称。创建时间、修改者、修改时间也是同理。
  • 备注:用了“长文本”类型,可记录大段内容,支持插入图片、链接、表格等。可预览单元格内容。

另外,表格可多人在线协作,数据自动保存,方便统计员自己录入或部门协作。并且具有灵活的协作权限和共享方式,比如子表的查看行、增加行、删除行、编辑行权限;列编辑权限;锁定行等。

通过表格视图管理不同角度的台账数据

从上图中可以看到,用一个表格就记录了所有时间的台账,而部门人员必然会有多样化的查询需求,即在台账上关注和查看不同角度的数据。这就可以通过增加视图并为视图设置过滤等条件来实现,然后有访问权限的人就可以在表格上快速切换查看了。简单又方便。比如用工具栏的“分组”就可以对“合同日期”自动按天、周、月、季度、年进行分组。甚至还可以增加其他分组条件。如下图:

案例 - 用 SeaTable 表格记录和管理设计部合同产值台账

表格视图及条件

视图不仅方便查询,还可以用于共享、导出、归档等。当然,还可以根据需要,用自定义共享、数据查询外部应用等方式来满足灵活的查询需求。

通过统计可视化分析台账和快速输出报表

部门台账不只停留在数据的过录、汇总,还要利用台账对数据关联性和变化趋势展开分析,如设计师产值统计对比、月产值趋势变化、各种统计趋势等效益情况,将获得的有价值的统计信息及时向决策层反馈,让台账发挥更大的作用。而在这方面,用表格的“统计”功能、“高级统计”插件,就可以快速创建出统计表格、各类型统计图表,它们会根据所选择的视图自动更新。图表支持导出。可用于汇报工作等。如下图:

统计:点击数值或图表,可直接进去查看和编辑记录详情。

案例 - 用 SeaTable 表格记录和管理设计部合同产值台账

统计

高级统计:可增加多个仪表盘,在仪表盘上可创建更多类型的图表,快速导出多维度多形式的报表。

案例 - 用 SeaTable 表格记录和管理设计部合同产值台账

高级统计

总结

本文分享了用电子表格记录和管理台账的一种思路,供参考。而用 SeaTable 表格无疑是很简单易用的工具。一张表格就能记录所有时间的台账,提高了台账利用率。而且在表上可以记录更多类型的台账信息,一行就是一条清晰又规范的记录。更可以轻松完成对台账数据的整理和可视化分析,便捷又高效,大大减少了台账统计员的负担,也便于其他人员日常查找和信息查询,为部门的台账提供了有力支撑。大家可以灵活使用它丰富的功能。


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