在项目管理过程中，为了提高项目管理能效，我们通常会使用各式各样的工具。
同时使用多个工具管理一个项目，但却缺少了一个能够简单且全面呈现项目计划、反映项目进度的工具。
做项目的过程中，可能不少朋友都会遇到这样的问题。
因为一个项目有时候会很复杂，涉及到的因素非常多，在面对项目任务、项目目标、项目参与人员、项目每个阶段的完成日期….等等数十种问题/关系需要理清，光是看着就一个头两个大。
但在老原看来，其实只要一页纸就能搞定。
你只需要准备一份一页纸项目管理文件，把所有需要的项目信息按表格汇总在纸上，就可以把项目的各个关键要素通通表现出来了。
一、一页纸就能搞定项目管理
一页纸项目管理（One page project management，OPPM）是由美国项目管理专家克拉克·坎贝尔提出的一种项目沟通工具，把项目的负责人、各任务进展、风险绩效等所有关键信息，全部浓缩在一张A4纸上。
简而言之，就是把项目的各个关键要素通过一页纸表现出来。它最大的特点就是简化、可视化。
▍其中根据项目的五个基本部分形成了五要素：
任务：怎么做。
目标：是什么和为什么。
时间线：何时。
成本：是多少。
所有者：是谁。
通过是否可以实现目标筛选出关键任务，任务确定后，在一页纸上面设置时间线，展示成本和负责人。
一页纸可看成是一份矩形图，连接项目组成的各个部分，每个组成部分的参与者也被标注在一页纸上，项目进展也会用不同颜色或图表进行区分。
让人一目了然，能够更好的把握项目情况。
二、12个步骤搞定一页纸项目管理
那一页纸项目管理所涉及的内容要怎么填，怎么才能填好？其实只要12步就可以。
01、标题。
这个部分是一页纸中最简单也最基础的部分，先把所有的项目基本信息全都填上准没错。
需要提供项目的基本信息，包括：项目名称、项目经理、项目目标、项目报告日期。
02、选出负责人。
先列出所有参与项目的人员，再根据不同任务需要的不同技能来指派相对应的负责人。团队成员，责任到人，这一点很关键。
在分配任务时，非常关键的是要责任到人，一定要和对应的责任人讲清楚目标，且完成时间是他们确认过的。
03、编写矩阵。
接下来是核心部分，在文件的中心位置，通过一个中央矩阵让项目中的各个关键信息都出现在表格中，并与四周信息（任务、时间、成本、目标、概述&预测）一一对应。
这一步，可以把让你对整个项目有一个宏观的把握和认知。
04、填写子目标内容。
这一步是细分项目目标，把整体目标分解成子目标。
目标应该满足Smart：
- 具体而非笼统。
- 不过度复杂。
- 具备可测量性，切实性，可验证性。
- 程度适当，有挑战性。
- 现实可行。
- 资源范围内。
- 与有效资源或预测资源一致。
- 与组织规划、方针及程序一致。
需注意的是：在最右侧的目标矩阵对应中，我们可以罗列3-4个项目的子目标，这和WBS工作分解结构是一致的，请注意下图，顶部项目目标是工作分解结构的第一层，左侧目标矩阵对应的3-4个子目标是工作分解结构的第二层，而中间各项任务则是WBS的第三层（底层），在OPPM中，这一层已经无法再分解。
05、填写主要任务。
每项任务至少要分配一位负责人，且同一时期的任务不宜太多。
位于中央的是项目的任务，所谓任务就是指完成项目所必须做的事，是一页纸项目管理的所有组成元素中最重要的。
也就是你对项目目标进行拆解至可执行的重要阶段。相当于高层次的WBS，关于WBS的使用，我在《WBS最全使用指南》里有做详细的分享，感兴趣的朋友可以去看看。
为了保证子项目的正常运行，有几个原则需要遵守：
- 任务必须所有参与者接收。
- 任务进展是可以衡量的。
- 每个报告周期平均2-3个。
- 主要任务最多只能填写20项，如果过多，则需要拆成不同的项目或子项目去执行。
06、任务与子项目一致。
子项目和主要任务之间的关联关系用空心圈来表示。当主任务与子任务有直接关联关系时，在他们之间的汇合格子需要画上空心圈（下图蓝框部分）。
这一步需要灵活处理，不断检查任务与目标的一致性，确保每一项任务在完成时都达到了预期目的。
07、制定报告日期。
报告日期指的是向管理层汇报的频率，会随着项目推进而产生变化。
所以在这一步我们需要估算整个项目的时间，然后每个任务的负责人按进程来确定对应的时间段填进表格中。
08、任务与报告日期一致。
这一步是基于上一步的基础上更加细化，把任务和具体时间线关联，按照进度完成项目计划。
任务和时间这两个模块，就相当于一个简易的甘特图，用来直观展现项目的实际进度。
09、把任务和进度计划分配给负责人。
在分配任务时，要让团队成员知道自己在项目任务中的职责。
而在做汇报时，同样需要让你的领导，看到每个环节的责任人是谁。
在这一步中，我们把任务分配给负责人，并且在一项任务有多个负责人的情况下，做出主次顺序的区分。通常会有一个主要的负责人，会被标记为A，次要负责人是B，第三负责人是C，切记每个任务必须有且只有一个主要负责人。
10、风险、定性问题和其他评价指标。
每个项目总会有些内容难以按时间线做定量分析，比如说手机没有信号，这些都是客观情况，很难主观量化。
11 、成本和评价指标定。
在一纸项目管理文件右下方有一个突出显示的矩形，里面的横道图表示的就是预算情况。
12、概述和预测。
好的概述可以理清所有模棱两可的事情，弄明白所有疑问，避免所有潜在的误解，可以在很大程度上解决沟通问题。
可能还是有很多朋友对用“一页纸”就能管理好项目充满了很多疑问。
因为一个项目从立项到建设再到最后交付的整个过程都极其的繁琐，有时候即便用专业的项目管理软件也会使自己焦头烂额，不知所措。
老原在这里需要提醒大家的是，所有的项目管理方法和工具都不是万能的，需要建立在一定的项目管理知识框架上。
就拿上述的一页纸项目管理来说，一页纸表格里所涉及的成本管理、风险管理、进度管理等，都是来自于PMP认证的教材《PMBOK》。
在进行系统的项目管理知识学习后，也能更有针对性的使用一些工具和方法，让项目管理更加简单上手。
————
我是老原，欢迎关注我的公众号【项目经理老原】，每天都会有项目管理案例干货分享。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。