只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

在项目管理过程中,为了提高项目管理能效,我们通常会使用各式各样的工具。

同时使用多个工具管理一个项目,但却缺少了一个能够简单且全面呈现项目计划、反映项目进度的工具。

做项目的过程中,可能不少朋友都会遇到这样的问题。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

因为一个项目有时候会很复杂,涉及到的因素非常多,在面对项目任务、项目目标、项目参与人员、项目每个阶段的完成日期….等等数十种问题/关系需要理清,光是看着就一个头两个大。

但在老原看来,其实只要一页纸就能搞定

你只需要准备一份一页纸项目管理文件,把所有需要的项目信息按表格汇总在纸上,就可以把项目的各个关键要素通通表现出来了。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

一、一页纸就能搞定项目管理

一页纸项目管理(One page project management,OPPM)是由美国项目管理专家克拉克·坎贝尔提出的一种项目沟通工具,把项目的负责人、各任务进展、风险绩效等所有关键信息,全部浓缩在一张A4纸上。

简而言之,就是把项目的各个关键要素通过一页纸表现出来。它最大的特点就是简化、可视化

▍其中根据项目的五个基本部分形成了五要素:

任务:怎么做。

目标:是什么和为什么。

时间线:何时。

成本:是多少。

所有者:是谁。

通过是否可以实现目标筛选出关键任务,任务确定后,在一页纸上面设置时间线,展示成本和负责人。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

一页纸可看成是一份矩形图,连接项目组成的各个部分,每个组成部分的参与者也被标注在一页纸上,项目进展也会用不同颜色或图表进行区分。

让人一目了然,能够更好的把握项目情况。

二、12个步骤搞定一页纸项目管理

那一页纸项目管理所涉及的内容要怎么填,怎么才能填好?其实只要12步就可以。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

01、标题。

这个部分是一页纸中最简单也最基础的部分,先把所有的项目基本信息全都填上准没错。

需要提供项目的基本信息,包括:项目名称、项目经理、项目目标、项目报告日期

02、选出负责人。

先列出所有参与项目的人员,再根据不同任务需要的不同技能来指派相对应的负责人。团队成员,责任到人,这一点很关键。

在分配任务时,非常关键的是要责任到人,一定要和对应的责任人讲清楚目标,且完成时间是他们确认过的。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

03、编写矩阵。

接下来是核心部分,在文件的中心位置,通过一个中央矩阵让项目中的各个关键信息都出现在表格中,并与四周信息(任务、时间、成本、目标、概述&预测)一一对应。

这一步,可以把让你对整个项目有一个宏观的把握和认知。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

04、填写子目标内容。

这一步是细分项目目标,把整体目标分解成子目标。

目标应该满足Smart:

  • 具体而非笼统。
  • 不过度复杂。
  • 具备可测量性,切实性,可验证性。
  • 程度适当,有挑战性。
  • 现实可行。
  • 资源范围内。
  • 与有效资源或预测资源一致。
  • 与组织规划、方针及程序一致。

需注意的是:在最右侧的目标矩阵对应中,我们可以罗列3-4个项目的子目标,这和WBS工作分解结构是一致的,请注意下图,顶部项目目标是工作分解结构的第一层,左侧目标矩阵对应的3-4个子目标是工作分解结构的第二层,而中间各项任务则是WBS的第三层(底层),在OPPM中,这一层已经无法再分解。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

05、填写主要任务。

每项任务至少要分配一位负责人,且同一时期的任务不宜太多。

位于中央的是项目的任务,所谓任务就是指完成项目所必须做的事,是一页纸项目管理的所有组成元素中最重要的。

也就是你对项目目标进行拆解至可执行的重要阶段。相当于高层次的WBS,关于WBS的使用,我在《WBS最全使用指南》里有做详细的分享,感兴趣的朋友可以去看看。

为了保证子项目的正常运行,有几个原则需要遵守:

  • 任务必须所有参与者接收。
  • 任务进展是可以衡量的。
  • 每个报告周期平均2-3个。
  • 主要任务最多只能填写20项,如果过多,则需要拆成不同的项目或子项目去执行。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

06、任务与子项目一致。

子项目和主要任务之间的关联关系用空心圈来表示。当主任务与子任务有直接关联关系时,在他们之间的汇合格子需要画上空心圈(下图蓝框部分)。

这一步需要灵活处理,不断检查任务与目标的一致性,确保每一项任务在完成时都达到了预期目的。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

07、制定报告日期。

报告日期指的是向管理层汇报的频率,会随着项目推进而产生变化。

所以在这一步我们需要估算整个项目的时间,然后每个任务的负责人按进程来确定对应的时间段填进表格中。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

08、任务与报告日期一致。

这一步是基于上一步的基础上更加细化,把任务和具体时间线关联,按照进度完成项目计划。

任务和时间这两个模块,就相当于一个简易的甘特图,用来直观展现项目的实际进度。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

09、把任务和进度计划分配给负责人。

在分配任务时,要让团队成员知道自己在项目任务中的职责。

而在做汇报时,同样需要让你的领导,看到每个环节的责任人是谁。

在这一步中,我们把任务分配给负责人,并且在一项任务有多个负责人的情况下,做出主次顺序的区分。通常会有一个主要的负责人,会被标记为A,次要负责人是B,第三负责人是C,切记每个任务必须有且只有一个主要负责人。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

10、风险、定性问题和其他评价指标。

每个项目总会有些内容难以按时间线做定量分析,比如说手机没有信号,这些都是客观情况,很难主观量化。

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11 、成本和评价指标定。

在一纸项目管理文件右下方有一个突出显示的矩形,里面的横道图表示的就是预算情况。

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12、概述和预测。

好的概述可以理清所有模棱两可的事情,弄明白所有疑问,避免所有潜在的误解,可以在很大程度上解决沟通问题。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

可能还是有很多朋友对用“一页纸”就能管理好项目充满了很多疑问。

因为一个项目从立项到建设再到最后交付的整个过程都极其的繁琐,有时候即便用专业的项目管理软件也会使自己焦头烂额,不知所措。

老原在这里需要提醒大家的是,所有的项目管理方法和工具都不是万能的,需要建立在一定的项目管理知识框架上。

就拿上述的一页纸项目管理来说,一页纸表格里所涉及的成本管理、风险管理、进度管理等,都是来自于PMP认证的教材《PMBOK》。

只要一页纸,就能管好所有项目(《一页纸项目管理》)

在进行系统的项目管理知识学习后,也能更有针对性的使用一些工具和方法,让项目管理更加简单上手。

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我是老原,欢迎关注我的公众号【项目经理老原】,每天都会有项目管理案例干货分享。

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