一、会务工作实用清单1.会务方案细化表（会前、会中、会后需注意问题清单） |
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序号 | 工作类型 | 工作内容 | 具体工作 | 时间安排 | 负责人 |
1 | 会前准备 | 会议通知 | 1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况，经部门负责人审核通过后，发布。 | 前一周或十天 | —— |
2 | 会场预定 | 1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求。 | 前一周或十天 | —— | |
3 | 短信通知 | 通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。 | 会议通知发出时； | —— | |
4 | 席卡制作 | 按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席卡，注意不能遗漏。 | 前一日 | —— | |
5 | 会议材料 | 尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审核材料是否完整，有无错别字等。 | 前一日 | —— | |
6 | 会场布置 | 与领导确定会场形式，通知会议中心。 | 前一日上午 | —— | |
联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合。 | 前一日下午 | —— | |||
1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导自备水杯，注意提示或帮助拿水杯）。 | 前一日下午 | —— | |||
如需签到。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用。 | 前一日下午 | —— | |||
7 | 会场提示 | 联系总行办公室，提前安排好电子屏设置。 | 前一日下午 | —— | |
开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知 | 前一日下午 | —— | |||
8 | 会议宣传 | 1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。 | 前一日下午 | —— | |
9 | 会议召开 | 会前引导 | 联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡 | 会前一小时 | —— |
人员接送 | 1、提前联系参会人员迎接地点。 | 会前一小时 | |||
设备调试 | 进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中心录音录像。 | 会前半小时 | —— | ||
行领导的邀请 | 在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场。 | 会前10分钟 | —— | ||
会议签到 | 提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前5分钟电话通知尚未签到人员。 | 会前5分钟 | —— | ||
安排入座 | 积极引导现场签到人员的落座。 | 会前5分钟 | —— | ||
会议录音及记录 | 1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音。 | 会中 | —— | ||
会议照相 | 1、请办公室协助开会期间的拍照。 | 会中 | —— | ||
会场应急 | 会议设备完好应急，如话筒、视频等；领导事务应急等。 | 会中 | —— | ||
会场清理 | 会议结束后，整理器材物品及遗忘文件。 | 会后 | —— | ||
10 | 会后工作 | 会议宣传 | 1、将事先拟定好的新闻稿件，配上照片，审核后发布。 | 会后 | —— |
11 | 会议印发 | 会后将会议材料进行印发执行 | 会后 | —— | |
12 | 材料整理 | 会议文件的归档整理，会议分组讨论整理，各机构建议整理等 | 会后 | —— | |
13 | 会议费用 | 履行程序，办理报销。 | 会后 | —— | |
14 | 跟踪要求 | 对会议决议、领导提出的要求与措施，进行分解下发并跟踪落实情况 | 会后 | —— | |
清单的作用：一是避免临时的手忙脚乱不知所措；二是避免遗漏；三是合理评估工作量，确定投入人力。
2．会务工作内部分工标准化明细表 |
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会务名称：会务时间：总统筹人：XXX手机号XXX | |||||
序号 | 小组名称 | 工作任务 | 小组组长 | 小组成员 | 备注 |
1 | 综合协调组 | 1.负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作； | 姓名XXX | 姓名XXX | |
2 | 会议活动组 | 1.负责会场的预定、布置及费用核算； | 姓名XXX | 姓名XXX | |
3 | 考察活动组 | 1.配合综合协调组，分管负责考察活动方案、牵总、组织工作； | 姓名XXX | 姓名XXX | |
4 | 宣传报道组 | 1.负责会议期的录像、摄像、小视频等工作（可外包、需对接）； | 姓名XXX | 姓名XXX | |
5 | 后勤保障组 | 1.负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、后勤保障等工作； | 姓名XXX | 姓名XXX | |
备注：1.本工作明细表较适合于大型会务活动（包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等）； | |||||
3．接待活动分工表 | ||||
信息收集 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
1 | 来访信息收集 | 与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。 | ||
接待方案 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
2 | 拟定接待方案 | 根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。 | ||
接待要素确定 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
3 | 确定接待场所 | 如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等） | ||
如在外部开展活动，应提前确定接待场所。 | ||||
4 | 食宿行安排 | 视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。 | ||
视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。 | ||||
视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司。 | ||||
5 | 文字材料准备 | 工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿。 | ||
工作组负责协助活动主持人拟写主持词。 | ||||
工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。 | ||||
视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。 | ||||
6 | 物料准备 | 视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。 | ||
工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。 | ||||
7 | 费用预算 | 接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担。 | ||
工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。 | ||||
通知及反馈 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
8 | 通知我方 | 工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。 | ||
9 | 通知对方 | 工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号码、车辆牌号）等。 | ||
10 | 人员落实 | 工作组负责协调落实我方出席活动人员。 | ||
11 | 通知提醒 | 工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。 | ||
食宿行安排 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
12 | 餐饮准备 | 工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好禁忌等信息，并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排来宾随同人员的休息与膳食。 | ||
13 | 致辞 | 需主宾双方致辞的宴会，工作组需提前为领导准备致辞，由主人先致欢迎辞，来宾再致答辞谢。 | ||
14 | 住宿 | 需安排来宾住宿的接待活动，工作组应优先选择协议酒店，视来宾级别情况安排房间。 | ||
15 | 交通 | 需安排车辆接送的接待活动，工作组应提前根据来宾级别和人数，向总经理办公室提出用车申请或外租车辆，并指定专人随车接送。 | ||
16 | 迎接 | 工作组应提前与对方联系人确定抵达时间，根据级别对等的原则，通知我方领导在指定地点迎接。 | ||
17 | 送别 | 视接待活动类别，根据级别对等原则由领导陪同来宾前往机场或车站送别。 | ||
礼品安排 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
18 | 纪念品准备 | 视活动需要，工作组应提前准备纪念品，纪念品应体现企业文化，富有纪念意义或象征意义，尊重来宾的风俗习惯。 | ||
19 | 赠送时间 | 视活动需要，选择赠送时间（见面初、活动中、送别时等） | ||
活动期间安排 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
20 | 签到 | 视活动需要可设签到处，可在签到时发放相关材料。 | ||
21 | 迎接 | 工作组应指定专人引导来宾，重要来宾抵达时应提前通知到指定地点迎接。 | ||
22 | 设备监控 | 工作组应指定专人负责活动开展期间各类设备监控。 | ||
23 | 会议记录 | 工作组应指定专人作会谈（会议）录音及记录。 | ||
24 | 茶歇 | 如活动时间较长，可在活动休息时间安排茶歇。 | ||
25 | 宴会服务 | 工作组应指定专人负责宴会现场监控，根据需要，及时调配服务人员，及时补充酒水。 | ||
26 | 住宿 | 如活动有住宿需求的，工作组应指定专人提前安排好参会代表住宿房间，可提前为来宾代领房卡。根据活动作息时间，通过前台设定叫导服务，并适当提醒退房时间、结账事宜等。 | ||
27 | 交通 | 如活动有用车需求的，工作组应指定专人负责用车安排及调度，如集体乘车应指定乘车召集人。 | ||
后续工作 | ||||
序 | 工作内容 | 工作要求 | 责任人 | 备注 |
28 | 会场整理 | 工作组应指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料。 | ||
29 | 对账结算 | 工作组应指定专人负责与会场方对账结算。 | ||
30 | 材料整理 | 视活动需要，于活动后整理形成文字材料（会议记录等），并经接待牵头领导审定后发布或存档。 | ||
31 | 材料存档 | 工作组负责于活动后收集、整理、保管活动文字材料及多媒体资料，重要活动文字材料及多媒体资料等应移交档案室存档。 | ||
32 | 材料赠予 | 视活动需要，工作组可将接待过程中的摄影、摄像等多媒体资料编辑后赠送来宾。 | ||
33 | 活动宣传 | 会务组于会后及时确定活动报道事宜。 | ||
4.会议预算/结算清单模板
序号 | 项目/事宜 | 数量 | 单位 | 单价 | 金额 | 备注 |
一、住宿、房务 | 数量 | 天数 | ¥0.00 | |||
1 | 套房 | |||||
2 | 单人间 | |||||
3 | 标间 | |||||
二、餐饮 | ¥0.00 | |||||
1 | 午餐 | 桌 | ¥0.00 | |||
2 | 午餐酒水 | 项 | ¥0.00 | |||
3 | 晚餐 | 桌 | ¥0.00 | |||
4 | 晚餐酒水 | 项 | ¥0.00 | |||
5 | 夜宵 | 项 | ¥0.00 | |||
三、会议室 | 场次 | |||||
1 | XX号会议室 | ¥0.00 | ||||
2 | XX号会议室 | ¥0.00 | ||||
四、会务其他 | ||||||
1 | 会务水果（客房） | 间 | ¥0.00 | |||
2 | 会务水果（会场） | 人 | ¥0.00 | |||
3 | 会务交通费（派车、会务组交通费） | 项 | ¥0.00 | |||
4 | 宣传物品（条幅、签到台、展架、指示牌等） | 项 | ¥0.00 | |||
5 | 会务机动费用 | 项 | ¥0.00 | |||
五、礼品/奖品 | ||||||
1 | 个 | ¥0.00 | ||||
2 | 个 | ¥0.00 | ||||
3 | 个 | ¥0.00 | ||||
六、往返交通费（预估） | ||||||
1 | 人 | ¥0.00 | ||||
2 | 人 | ¥0.00 | ||||
3 | 人 | ¥0.00 | ||||
4 | 人 | ¥0.00 | ||||
5 | 人 | ¥0.00 | ||||
6 | 人 | ¥0.00 | ||||
7 | 人 | ¥0.00 | ||||
七、合计预算费用 | ||||||
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