被各种会议缠身，会议的低效，是很多管理者深切的感受。很多会议还不能取消，也有存在的必要性。那么，如何让一个会议变得更加有效呢？可能很多人都能说出一些重要的条件，比如提前准备好材料、控制会议时长、少讨论与本会议无关的内容、不相关的人不需要参加、避免一言堂等等。这些观点都非常对，确实是这样的。对于高效会议的基本要求，这些方面，大多数管理者都能认识到，但是往往还是觉得会议效率低下。
用精益的思维，以价值为核心，我们可以快速提升我们的效率，如果我们从客户（会议参与者）的需求价值角度出发，我们可以发现，很多企业之所以高效不起来，就是因为出现了一些问题，这些典型的问题有：
第一：口头汇报多，幻灯片使用少
虽然现在电脑化办公非常普及了，但是很多企业还是沿用传统的方法比较多，特别是公司一把手不会使用电脑，这种情况，口头会议就特别多了。口头会议，虽然有稿子，一是数据不直观，需要从听——想像——理解这样一个转换的过程，念的人很快，但是听的人反应就没那么快了。
而幻灯片只经过从看到理解2个步骤，而且还可以提前看，这样理解就快多了。还有就是口头汇报有个最大的弊端，特别是一些领导，讲着讲着就脱稿了，看到下面的人一鼓掌（有时鼓掌其实是给领导面子，也并不是真的讲的好），兴致来了，然后讲到稿子外去了，从想法来说，都是好的，跑稿子外的内容，根据本人观察，发现最多的就是这个领导曾经经历过也值得他骄傲的一些具体事情，他希望分享给大家，这本来是好事，却把会议时间拉的很长。还有就是对一些不满的事情，不断地发表自己的定性的观点。
幻灯片汇报，比口头效率高多了，在早期电脑PPT还不成熟时，很多欧美和日本企业就使用纸张幻灯片投影仪进行会议召开。然而，到现在，我们很多企业还是口头汇报比较多。
第二：会议材料描述性文字多，数据少
究竟数据多少算合适，根据我们的经验，数字所占文字的比例，至少在70%以上。很多领导都认识到数据的重要性，但为什么描述性文字多呢？而且看起来似乎好像必不可少一样。真的是这样吗？不是的！存在描述性文字过多，主要原因有两个：
一是企业本身缺乏数据，导致开会时拿不出数据。
二是一些汇报人潜意识在推卸责任，如果只看数据，他需要承担一些责任，作为管理者，本应该有担当精神，但是一些人员，暗地里相互推诿（往往公司最高领导还看不出），然后在展示了数据后，非要搞一大段描述性文字，来解释为何这样为何那样，希望淡化自己的责任，也想让领导觉得他们确实努力了。
当然，数据有了，最好用图示来表达，不要用一连串的文字来说明数据，那样也会把听众看晕的。
第三：在解决问题的会议时，缺乏科学的问题解决思路方法
要解决问题，就要有科学的问题解决方法，不管是专业的技术问题，还是日常的管理问题，都有很多非常成熟的问题解决的基本方法工具可以使用。在优秀的企业，这些工具已经被使用得滚瓜烂熟了，但是在那些管理落后的企业，甚至很多人听都没听说过。最常用，也是企业管理人员首先应该掌握的工具有：4M2S、5W2H、福特8D方法、 QC七大手法等。如果连这些基本的方法都不会使用，要想彻底分析问题的原因并解决，是非常困难的。虽然有些问题的对策，看似解决了，但并不彻底，这就导致类似的问题反复发生，在会议上每次都听到类似的对策，但是就是无法根治。比如我们看到最多的对策就是：加强教育培训、加强执行力、强化安全意识等等。试问：难道以前没加强吗？今后具体要如何加强呢？是开两次会就算加强了吗？还是对一些安全隐患进行消除呢？
第四 会议的流程细节管理尽量要细致
很多会议虽然看似有明确的流程，但是还不够详细，比如常规的汇报型会议，谁负责第一个汇报、汇报几分钟、汇报文件表格如何可视化，这些要做的越细致越好。
首先，要对同一类的会议设计明确的会议流程，从会议发起、通知哪些人、需要准备什么材料、会议记录人、发言顺序、时间控制、议定事项跟踪人。这些都必须要明确到位。
其次，各个环节需要使用的文件，尽量模板化，这是标准化的好处。比如例行汇报的内容，做成标准的图表进行汇报，一目了然。
第五 会议议定事项，必须明确PQD（责任人、任务质量、完成期限）
很多会议，召开了，也明确了很多对策措施，但是对策的跟踪不够，往往导致会后落实效率低下，或者落实后没有很好地解决问题，导致下次会议反复讨论。任何一项议定事项，必须要明确以下3个方面：
责任人：这个要写具体人名。这里常出现的错误有2种：一是写部门，一写部门，部长就会交给副部长，没完成，下次会议上，部长就说这是安排给副部长的，相互推诿。二是很多责任人，最后张三没完成推卸给李四，李四推卸给公司外部（想把主观原因变成客观原因，这种人狡猾得很），比如物料没及时到工厂，责任是采购部经理和技术部经理，下次开会，还是没及时到。一问，技术部经理说技术问题已经解决了，采购部经理说解决的有点晚，还有外面的物流公司的车子出故障了，搞的总经理都不知道说什么了，其实，我们不防问问：为什么技术解决晚？为什么物流公司车子出问题，货物就一定会晚到？为什么这种特殊情况不提前确认好？为什么没有替代方案？
明确任务质量要求：这个能量化尽量量化，否则每个人的要求不一样，完成质量也不一样。比如要把地面扫干净，每个人对干净的程度理解不一样，那就应该明确，扫几遍，然后拖几遍，干拖几遍，湿拖几遍，只有这样明确了，才能使任务完成的质量达到要求。
明确完成期限：每件任务，都必须明确完成的日期。这里常犯的错误是把完成日期写成月底，月初，甚至尽快，这样类似的。这种期限不明确，往往造成最后没按时完成，如果明确完成期限，如果事情重要的话，还应该明确中间有个情况反馈日期，如果有新的情况变化，可以及时纠偏。
第六：用数据说话，少用形容词
我们经常看到一些会议的任务汇报或者对策，有很多形容词，这既不能定性地描述任务，还起不到跟踪的目的。比如：采取了有效的措施，如期完成了任务。那什么是有效？如期不如改成具体哪天会更好。再比如：客户满意度大大提高。客户满意度究竟是多少？以前是多少？现在是多少？从80分到81分，还是到90分？如果能这样用数据来说话，就比用形容词好多了。形容词还会蒙蔽领导的眼睛，讲的人潜意识里会引导领导往形容词最好的那个方向去理解。例如讲到客户满意度大大提高了，汇报的人，经常会再举几个例子来说明客户满意度很高，往往给领导造成的感觉就是真的提高了很多。但是究竟提高多少，是不知道的。
以上就是我们多年管理咨询中，通过对很多企业的会议进行改善优化，发现最普遍的问题，如果能在这几方面去认真实施改善，相信你的会议一定会变得更加高效。
【本文作者为上海复卓企业管理咨询公司 精益管理首席顾问肖辉先生】
转载需注明出处。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。
