全球企业每年召开董事会会议不计其数，包括重要董事会会议、日常董事会会议以及董事会专门委员会会议等类别。在董事会会议筹备的过程中，直到会议开始前的最后一秒，会议文件的内容都可能还需要更改，筹备会议的董秘或者秘书，需要立即更新文件并重新打印成纸质文件，分发给参会人员。如果部分董事身在海外，无法传递纸质文件，就只能依靠电子邮件的形式来分发会议文件了，但无法保证通过电子邮件分发文件的安全性。
由此可见，传统的董事会会议，从会前筹备到会后整理，整个过程困难重重，麻烦不断。随着技术不断升级发展，很多企业开始利用会前会后董事云来召开董事会会议，借助现代化工具和手段，实现更成熟完善、更高效便捷、更先进智能的董事会会议。
下面我们一起来看，一场真正的董事会会议是什么样子的，企业如何通过会前会后董事云，实现董事会会议转型的？
会前筹备阶段
1. 上传会议文件
通过会前会后董事云管理后台下发会议通知，设置会议时间、地点等基本信息，同时可以设置会议议程，上传每个议程对应的会议文件。文件格式支持PowerPoint、excel、word，还有txt、pdf和img文件等主要办公格式。
在会议开始前的最后一秒，也能随时修改文件，随时上传更新，实时同步到董事会成员应用端，十分方便。
2. 添加主办人、协作者、参会人员
在后台，可为会议添加主办人、协作者及与会人员。
协作者在会议发布前，可与会议主办人共同准备议程和会议文件，可使用管理网站存取这个会议的资料，但不能在会前会后应用程序上查阅这个会议。
协作者可以看到所有议题和文件，也可以设置只能看到其负责的议题及文件。
3. 文件及用户权限
可为所有参会董事设置文件的浏览及下载权限，也可以设置议程的浏览权限，控制议程的标题不显示给受限用户，全力保障了会议文件及议程的安全。在董事会文件的保护上，除了设置文件及用户的权限，会前会后董事云还提供文件水印、操作痕迹跟踪、设备丢失一键删除数据等安全举措，还能为企业提供独立的私有化部署，为董事会文件创造至高安全环境。
4. 参会董事提前浏览文件
当会议通知下发后，参会董事可在应用端收到通知。可提前浏览会议文件并做私人批注，做好充足的会议准备。如果董事在出差途中，或者碰到网络不好的情况，也能够离线浏览并批注文件。
会中进行阶段
1. 安装应用程序
无论手机、平板，还是Windows端，都必须安装会前会后董事云应用程序，参会人员通过应用程序加入会议，无需登录网页后台。网页后台只供董秘、秘书等会议筹备人员进行会议管理。
对于参会人员用什么设备登录应用程序最安全，是使用公用的会议室设备还是私人设备？会前会后采取了很多安全措施，不管用什么设备进行登录，都是安全的。
2. 登录应用程序
会前会后董事云应用程序不但提供密码登录形式，还可以使用指纹和人脸登录。
3. 统计出席情况
在会前会后董事云后台，可以实时看到会议出席情况；在应用端也能看到当前谁在线，实时掌握出席董事情况。
4. 邀请其他参会人员
当会议已经开始时，会议主办人依然可以邀请其他用户参加会议。只需在应用端输入被邀请者的邮件地址，一键发送。被邀请者就会收到从服务器端发来的带有加入会议链接的邮件邀请。
5. 文件及批注同步
电子演示稿实时同屏，主讲人批注也能同步共享，会议具有高互动性。参会董事可以做共享或私人批注，共享批注对会议所有与会者可见，私人注释只有批注的作者可见。无论董事身在何地，都能够实现会议文件的同步浏览和批注，十分方便。
6. “一键更换主讲人”功能
会议中，如果需要更换主讲人，可以一键传递角色。其他参会的董事也可以“申请发言”成为主讲人。
7. 电子签功能
董事会成员可直接在需要签字的文件上进行电子签字，如果文件有修改，重新上传即可。省去了传统会议中打印并轮流交由董事签字的流程，更方便高效。
8. 投票表决功能
在后台可针对议题添加投票表决，设置记名/不记名投票。在会议召开时，董事会成员可直接进行投票。操作简单，投票结果直观呈现。投票结束后，后台自动生成每位董事的投票汇总页，让参会董事针对本次会议所有投票结果电子签字确认，确保结果真实有效。
9. 项目分配功能
会议进行阶段，董事会成员可针对某项会议议题添加“项目跟进”，设置项目负责人、完成时间、到期提醒等信息，一键向被指派项目的负责人发送邮件通知，快速发起任务。操作简便，任务分配权责分明。
会后整理阶段
1. 一键导出会议纪要
在会议结束后，后台可一键生成会议纪要，选择需要在纪要中显示的投票、表决、笔记等信息，一键导出即可。会议纪要模板可自主设置。
2. 一键导出会议文件包
将所有电子版会议文件和资料，包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等，保留材料上会议批注，全部打包归拢整理成pdf文件，一键导出到桌面或者“文件库”中，下载及打印十分方便。
3. 查看已召开会议
即使会议已结束，董事仍然可以查看历届会议资料以及所有注释。
4. 文件库
作为安全成熟的共享文件存储库，在会议结束后，可直接将会议文件导入文件库，实现会议文件共享，方便董事随时随地线上检索并查阅。管理员平时也可随时在其中上传并管理与董事有关的报告、数据等文件资料，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。同时作为可信任的董事会单一信息来源，避免了多方信息来源误导董事会决策。
5. 问卷调查
有的公司每月都会向各个部门发送邮件，统计更新人员资料。利用会前会后“问卷调查”功能，可以获取并导出反馈信息，实现信息收集与更新的目的。
董事会成员大多年龄较大，对电子设备不熟悉。会前会后董事云界面直观简洁，易于使用。会前会后团队也可以为他们提供一对一的支持，帮助他们解决困难。总的来说，会前会后董事云已经成为企业董事会完善工作模式、提高工作效率必不可少的工具！
截至目前，会前会后已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。
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