第一章 总 则
第一条 为规范公司收发快递办公秩序、明确费用报销流程，有效控制快递成本，避免快递资料的丢失、损坏及其他不必要的损失，依据公司《保密管理规定》、《企业档案管理暂行规定》、《合同管理暂行规定》等有关规定，结合公司实际特制定本规范。
第二条 本规范适用于公司及所属分支机构（含子公司及控股公司）收发快递管理。
第三条 快递物品是指公司及员工因工作需要，接收和寄送的快递物品，包括信件、文件、票据资料。
第二章 管理职责
第四条 综合管理部是公司快递物品收发的主管部门，其主要职责：
（一）负责档案、保密等行政职能事项的管理制度的拟制与修订；
（二）统筹公司快递的收发管理，并建立相应的收发文、合同邮寄的登记账管理；
（三）规范快递邮寄标准与流程，协调科技信息部做好快递收发流程规范；
（四）负责快递业务合作公司的筛选、确认、签约，并按规定报批；
（五）对邮寄快件的安全、品名、数量进行复核验收；
（六）做好快递费报销结算工作。
（七）完成公司赋予的其他事项。
第五条 事业部门职责：
（一）严格按照快递邮寄标准和流程办理、交付快递；
（二）及时将快递申请抄送财务职能部门，切实执行内控管理制度。
第三章 邮寄管理
第六条 快递邮寄管控原则
（一）一般邮件原则上不得批准快递闪送，情况紧急时，一般采取到付；寄付的，一事一报一批；
（二）普通邮件优先选择方便投收、速度快、价格低的快递公司；
（三）特殊邮件（涉及邮寄法院、检察院、公安部门）的文件、资料，原则上选择EMS快递。
（四）证件资料，原则上选择EMS快递。
（五）寄件人应核对收件人姓名、手机号。
第七条 快递手机下单填制要求
（一）寄件人信息：姓名、手机号，寄件人联系地址。
（二）收件人信息：姓名、手机号，收件人地址。
（三）文件名称（备注）栏内填制要求：
①合同，需要填写合同及份数。
②文件，需要填写文件种类及总份数。
③发票，需注名专票（普票）及份数，必要时还需注明联号。
④身份证及其他证书的，必须据实填写清晰。
⑤其他资料的，可按中国邮政管理有关规定填制清楚。
第八条 公司快递统一由综合管理部收、发，并在前台进行登记备案、数质量进行复核验收。
收发快递复核、备案登记工作应在前台摄像头监控范围内操作。
第九条 快递邮寄钉钉审批流程
交办人→【选择快递邮寄业务：品名、数质量、收件人姓名、手机号、地址】→快递方式、支付方式→审批人【闪送寄付需报总裁级审批，或批】→审验人→封装→寄件人→抄送相关人员
第十条 商务合同、发票邮寄审验管理
商务合同、发票等涉及财务重要文件资料的快递，由对接人员负责装封（建议在前台指定位置前装好），并填制《快递件急送申请表》，并交由综合管理部承办人审验。
第十一条 邮寄物品包装要求
（一）邮寄发票、文件、合同时应注意防水，发票应有发票专用袋或专用信封。
（二）必要时应将邮寄装运物品影像留存一并发送给客户。
（三）邮寄身份证时应备邮寄时备注，必要时添加保护层。
（四）邮寄毕业证书等其他证书时，应有防水保护措施。
第十二条 物流单号备案报送要求
（一）寄件人应将寄件流水号抄送寄件批准人；
（二）寄件流水单号应报送收件人。
（三）重要物品应将装件影像资料同步发送给寄件批准人、收件人。
第四章 签收管理
第十一条 签收管理
（一）来自外单位（含政府、企事业各相关部门、公司等）特快专递物品等，统一在前台负责办理签收手续，其他部门或个人不得擅自签收、拆封或滞留在自己手中；
（二）其他人员签收、代收的快递，应交回前台按有关规定办理登记、签转接收人。
（三）需要委托代领时，必须经接收人电话或短信、微信同意，切记要事前询问接收人有关物品的内容，征求意见是否需要现场验收，有损坏便于及时拒收。
第十二条 签收快递备案登记后，应及时通过钉钉流程签转接收人。
第十三条 快递签收应保持在监控范围内，确保签收物品齐全并进行登记。
第十四条 快递签收钉钉流程
接收人→【选择快递邮寄业务】→快递单号（快递公司 单号）、签收验收备案内容（名称、数量等）→审验人→交办人及交办人所在部门领导→档案管理人员→抄送相关人员。
第五章 报销管理
第十五条 未与快递公司签约的邮寄快递费实行定期报销结算，签约月结的按签约协议由综合管理部指定专人统一办理。
第十六条 定期结算报销的快递费用，应提交发票和流程单据统计表。
原则上快递费用报销每月结算报销一次。
第十七条 报销结算费用审批权限按照《资金支出审批管理暂行办法》有关规定标准执行。
第十八条 快递费会计核算原则
（一）属于成本支出的，列入成本相关明细科目中；
（二）属于销售支出的，列入销售费用相关明细科目；
（三）属于管理支出的，列入管理费用相关明细科目；
（四）属于项目开支范围的，列入项目核算相关科目。
第六章 附 则
第十九条 本规范由综合管理部负责修订和完善。
第二十条 本规范自2022年3月1日开始执行。
附件
1、快递件急送申请表
2、快递寄件登记录
3、快件签收登记表
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