项目实施过程中，问问参与项目的同事，你们影响最深的项目活动是什么？80%的人会说是开会，经常开一些无聊的会，非常浪费时间，但是又无法拒绝。
项目进展遇到问题，项目经理就组织开会，但是会后项目好像也没有实质性的变化。项目需求调研出现问题，项目经理就组织开会，但是会后项目好像需求还是没有搞懂，……等等类似的情况很多。
每次开会，会议的主题不清晰，每次开到一半基本就跑题了，而且本来计划的2小时，结果4小时都没有结束。
总结上面的描述：没有目标、没有结论的会议是无效的，我们应该拒绝。
那么问题来了，项目经理应该如何组织一场高效的会议呢？
1、确定参会人员
一定要确定参会人员的名单，不是参会人员越多越好，而是只邀请能够解决实际问题的相关负责人参与即可。除非必要，否则不要邀请无关紧要的人参加会议，走个过场，来了听一听就走了，没有任何意义，对团队、对个人都是没有任何意义。
2、确定会议目标
开会之前，一定要确定会议的目标，通过开会的形式，我们要下达那些任务、传达那些信息或者解决哪些问题。通过会议的形式，保证能够对项目产生推动的作用。
3、会议前必须准备
开会前，一定要给相关参会人员发邮件通知，并告知会议的主题，让参会人员提前进行发言的准备，而不是到了会议现场才进行思考。
其次，会议组织者要把会议的背景和需要的相关素材准备好，尽量在开会之前放到每个参会人员的桌子上，避免大家都到了，才进行发放，现场乱糟糟的一片，影响整个会议气氛。
4、把控会议时间
一定要在计划的时间内把会议完成，如果完不成，不仅仅影响的是会议气氛和会议质量，更影响的是大家对工作的安排，有一些人的工作优先级可能大于参与会议，尽量不要因为会议影响大家的工作安排。
5、把可控会议节奏
虽然会议大家都可以踊跃发言，但是组织会议的人应该把握好节奏，给大家一个框架，以框架为基准进行讨论，而不是随便发言，不要让大家为了个别人想当然的论断而浪费时间。
6、会议要有结论
会后，一定要对会议前提出的问题进行结论性总结，没有结论的会议是毫无意义的。组织会议的人应该把会议结论进行整理，最终形成会议纪要发给相关负责人。
以上是6个组织会议的人员必须注意的问题，希望对大家有帮助。
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