机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

在一个单位的管理中,除了人员的管理,许许多多的办公用品也需要规范管理。小到纸张笔墨,大到桌椅电脑,都是单位的资产,但是因为数量繁多,使用人员复杂,管理起来也是特别的麻烦。而单位的综合办公室就是负责这项工作的具体责任科室,必须掌握一定的办公用品管理技巧,说不定哪天领导突然问你:单位有多少桌椅用品?采购时间分别是何时?目前还可以用吗?上个月采购的一批笔记本,为什么才用了几天就没了?领用的人员和数量是多少?一年里花在办公用品上的经费是多少?

机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

这些问题看似渺小,对于单位来说貌似无足轻重,实则,量变终会导致质变,办公用品管理中密密麻麻的小问题堆积起来,也是对单位资产的一种大消耗。所以今天小编就结合自己在综合办公室工作的经验,给大家梳理了几点关于办公用品的管理技巧。

01 办公用品采购的程序要严格

一是采购时尽可能地采取集体采购的方式,如果急用,现买零散性的办公用品,一定要两人一起采购。二是是采购前一定要做好市场调查,充分掌握欲购物品的性能、价格 及附加优惠条件。要有比价单,货比三家,讲价压价,努力达到货真价实,物美价廉。三是要按程序经过审批之后才能购买,不能擅自购买。

机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

02 办公用品的保管要精细

一是明确专人负责。办公用品的保管与采购人员不能双兼,应由2人以上分别担任,各负其责。二是定期进行办公用品库房盘点,要及时预判库存,随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。对于常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。三是要注意对办公室旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,不能随意丢弃,要随时待用,登记造册,修旧利废,做到充分利用。

机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

03 办公用品领取的理由要充分

一是领取要讲原则。作为管理人,千万别拉不下脸,如果在你这里把关不严,领导问你的时候,恐怕难以交代。所使用人领取时,保管人一定要问清使用理由,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人如果无法作出解释的,保管员可果断拒绝出库。领取的非消耗性办公用品,如订书器、计算器、剪刀、台历架等,这些都是可以重复利用的,保管人一定要问清楚原因,或者让领用人凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。

机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

二是要建立领取台账。领取时,让领取人在台账上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时,领取人须在购物发票上签字。

04 办公用品的使用要厉行节约

虽说用的是公家的,我们还是得处处精打细算的,毕竟节约光荣、浪费可耻。综合办公室要起到监督的作用,时刻提醒使用人员要爱惜办公用品,并定期维护保养,最大限度地延长办公设备、用品使用寿命。对于高档耐用的办公用品,综合办公室要做好协调,几个科室相互借用,尽量避免重复购置。

机关单位综合办公室工作经验分享:办公用品的管理技巧(机关办公室工作注意细节)

写在最后:虽说办公用品管理只是一项小小的技能,但再小的技能,也值得被认真对待。纯属个人经验分享,如您有更好的方法,期待您在评论区分享。

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