在企业面临着诸多项目挑战时，其中高效管理项目和团队是关键。为此，许多企业开始使用项目管理系统来提升工作效率。一个好用的项目管理系统不仅能够帮助企业更好地规划和执行项目，还能显著提高团队协作、资源利用和风险管理的能力。
一、项目管理系统的核心功能
1.任务分配与跟踪：项目管理系统可以将大项目拆分为具体的任务，并分配给团队成员。系统会自动跟踪每个任务的进展情况，确保所有人都能实时了解项目状态，避免信息滞后和沟通不畅。
2.资源管理：通过项目管理系统，企业可以更有效地分配和管理资源，包括人力、物力和财力。系统能够实时监控资源的使用情况，帮助管理者做出更明智的决策。
3.时间管理：项目管理系统提供甘特图、日历和时间表等工具，帮助团队合理安排时间，确保项目按时完成。系统还能提醒即将到来的重要节点和任务截止日期，避免遗漏。
4.成本管理：项目管理系统能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算，并实时跟踪和汇总实际的收入和成本，包括项目中的销售订单与合同，项目工时成本，各项项目费用，采购订单，开票与回款等。
5.风险管理：项目管理系统能自动检测项目各种系统性风险及其影响，包括项目计划，成本，资源以及质量的风险，并且能根据现有影响自动推测最终的影响，项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。
6.文档管理：项目管理系统可以集中存储和管理项目相关的所有文档，方便团队成员随时查阅和更新。通过权限设置，系统还能确保敏感信息的安全。
7.沟通与协作：项目管理系统提供即时通讯、讨论板和公告等功能，促进团队内部的沟通与协作。无论团队成员身处何地，都能高效互动，共同推进项目进展。
二、什么样的项目管理系统才算好用？
使用项目管理系统不仅得要求可以提高团队的生产力和效率，而且还要为企业随时能应对高影响项目带来的变化做好准备。
在市场上，有许多不同类型的项目管理系统可供选择，但一个好用的项目管理系统应具备以下几个关键特征：
1. 用户友好性
简洁直观的界面：易于理解和操作，用户能够快速上手，减少学习曲线。
自定义选项：用户可以根据自己的需求自定义界面布局和功能，提升使用体验。
2. 全面的功能
可以从立项-计划-实施-收尾各个阶段对项目进行全过程监控，项目实时管理，第一时间汇总项目动态，项目超支、风险预警提醒。。
3. 高效的协作工具
即时通讯：内置聊天功能，方便团队成员实时沟通。
讨论板：支持在线讨论和意见交换，促进团队协作。
共享文档：团队成员可以共同编辑和查看文档，确保信息一致性。
4. 灵活性和可扩展性
集成能力：能够与其他常用工具和系统（如邮件、日历、文件存储等）无缝集成，提高工作效率。
可定制性：支持根据企业特定需求进行功能扩展和定制，适应不同项目管理场景。
5. 安全性和稳定性
数据保护：具备严格的数据加密和访问控制机制，确保敏感信息的安全性。
稳定运行：系统具有高可靠性和稳定性，能够在高负载情况下正常运行，避免数据丢失和系统崩溃。
好用的项目管理系统推荐
8Manage PPM是国内做得比较好的项目管理系统，在现代企业管理软件技术和实施方面已有20 年经验。其项目管理系统功能包括：完整性管理、需求管理、计划和执行、资源管理、工时管理、可交付成果和里程碑、测试用例和质量控制、问题和风险管理、沟通管理、变更请求和报表中心，可以帮助项目团队能够快速有效地完成每个项目的任务，最大化端到端的工作流自动化，全方位提升项目管理效率。
此外，8Manage PPM可与CRM、SRM等其他系统进行集成，同步配备手机端，实现多业务、多场景互联互通。它的直观界面和强大的功能使得它成为了许多企业的首选。它的直观界面和强大的功能使得它成为了许多企业的首选。其拥有以下功能：
● 轻松制定项目计划：8Manage PM的甘特图、看板、项目日历和工作量图表，可以分阶段规划任务并将其分配给团队成员。
● 准确可靠的项目信息：同时提供项目和组合层面的报告功能，帮助你全面了解组合内每个项目的进展情况。
● 实时项目资源管理：计划并追踪项目资源技能与使用情况，清楚地了解项目团队在项目组合内所有项目中的职责和交付成果。
● 可靠的成本管理：8Manage PPM 不会将成本管理视为孤立的功能，而是将其作为项目和投资组合绩效的组成部分加以利用，并关联项目间数据。它允许你设定明确的期望、控制范围、跟踪进度并保持预期利润。
● 简化沟通：通过自动预警与通知、自动生成与递交每周进展报告、即时聊天等功能实时提供团队沟通信息，帮助团队做出更有效的项目决策。
● 自动预警风险：8Manage PPM不但能动态追踪项目结果，还能实时汇总所有相关的问题与风险，自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。
结论
一个好用的项目管理系统应具备用户友好性、全面的功能、高效的协作工具、灵活性和可扩展性、安全性和稳定性、移动兼容性、有效的客户支持和合理的性价比，帮助企业提升项目管理效率，更好地应对挑战，取得成功。
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