合同管理（合同管理软件）

广西农科院 • 2024年6月14日下午5:23 • 科研百科 • 阅读 78

2020年1月，我作为项目经理，参与了国内某港口散货码头信息化系统项目的建设工作，该项目总投资 800万，建设工期为1年。本项目采用的是项目型的组织结构，通过该项目的建设，实现了港口现场管理信息化的扩展，提高了港口装卸效率，减少了工作中人为因素的影响，各部门之间步调一致，简化了工作程序。在充分调研国内外散杂货理货业务最新作业模式的基础上，结合港口的实际情况，实现码头现场电子理货生产作业。该项目建设分三部分：散货装卸管理系统改造部分、无线理货系统部分、其他部分。散货装卸管理系统包括调度管理，商务管理，理货管理，库场港存管理，统计系统等几个主要模块，负责装卸现场的作业计划，调度管理，统计分析等工作；无线理货系统部分是这次项目建设的主要工作，实现模式：电子理货系统通过中间层服务，获取作业任务和配工调度信息，并以内存数据库形式存储。现场使用手持终端，完成现场的业务操作，通过多线程运行，利用4G 网络自动上传到电子理货中间层，同时将理货指令中行驶指示传递到倒运车辆GPS终端设备，指示倒运司机前往指定目的地，并且同步其他相关指令到理货其他环节如计量、外理等系统中并执行指令完整性校验；其他部分包括计量系统及各系统之间接口等，根据理货指令，独立执行计量后信息自动传送到中间服务层。

由于该项目的顺利上线涉及到业务考核，因此，在本项目组中合同管理尤为重要，我特别对合同管理从如下几个方面进行了管理。

一、合同签订管理

合同的签订管理就是要确保双方签署合同。在本项目中，我们需要采购2台服务器、10台 PC 电脑，由于我们的需求很明确，而且工期也较短，因此，我们采用的是总价合同，而且这种合同对后期的结算非常方便。通过招投标流程，我们确定了A 公司为我们的供应商，在发布中标通知书30天内，并且经过了谈判后，我们与之签订了合同。合同里涉及到当事人的名称和地址；标的；数量；质量等等详细条款，同时我们还对售后服务、保密约定等内容进行了特别说明。

二、合同履行管理

合同的履行管理包括对合同的履行情况进行跟踪管理，主要指对合同当事人按合同规定履行应尽的义务和应尽的职责进行检查，及时、合理地处理和解决合同履行过程中出现的问题。在本项目中，关于合同履行地点我们发生了争议。于是，我们根据《合同法》相关内容：履行地点不明确时，按标的性质不同而定：接受货币在接受方，交付不动产的在不动产所在地，其他标的在履行义务方所在地这一条进行了解决。

三、合同变更管理

项目的建设过程中难免出现一些不可预见的事项，包括要求修改或变更合同条款的情况。在本项目中，由于我们需要增加购买的 PC 机。有项目组员工建议直接电话供应商要求追加，我告诫他，我们必须严格按照变更的流程进行处理。比如首先我们提出了书面的变更请求，然后经过了变更的审核，批准，最后，顺利按批准的变更请求进行了实施。当然，在变更的过程中，对于追加的PC 机怎么定价的问题，根据《合同法》的相关规定：我们是按照“公平合理”的处理原则进行的。变更合同价款按下列方法进行。(1)首先确定合同变更量清单，然后确定变更价款。(2)合同中已有适用于项目变更的价格，按合同已有的价格变更合同价款。由于在本项目的合同中，我们有适用于项目变更的价格，于是我们直接确定了追加的 PC 机的价格。

四、合同档案管理

合同档案管理是整个合同管理的基础。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。在本项目中，我对合同正本和副本进行了严格管理。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，都要求采用计算机打印文本，因为手写的旁注和修改等不具有法律效力。

五、合同违约索赔管理

合同索赔是项目中常见的一项合同管理的内容，同时也是规范合同行为的一种约束力和保障措施。在本项目中，由于供应商的原因，导致购买的服务器比合同约定的时间晚了几天，导致我方工作人员不能按时工作，于是，我通过索赔的流程对供货方提出了索赔。比如我首先发出了索赔意向通知书，然后在28天内又提交了详细的索赔资料，最后，供货方也认可了本次索赔，对我方进行了经济补偿并决定在后面的调试安装过程中通过赶工的方式来弥补工期。

经过我们团队的不懈努力，历时1年，本项目终于于2021年1月，通过了业主方组织的验收，实现了港口现场管理信息化的扩展，提高了港口装卸效率，减少了工作中人为因素的影响，各部门之间步调一致，简化了工作程序。得到了业主的好评。本项目的成功，得益于我的合同管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如2名员工因为自身原因离职，不过，经过我后期的纠偏，并没有多项目产生什么影响。在后续的工作和学习中，我将不断的充电和学习，和同行进行交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国信息化建设做出自己的努力。