日思录(1623)数字化转型后,企业办公系统应该是什么样?(数字化办公体系)

一说到企业办公系统(OA),你可能会马上想到,办公系统不就是用来做流程审批、打卡考勤,它还有什么特别的吗?

这个是以前的办公系统,数字化转型过后的办公系统,则变成了一个完全不同的物种。下面我们来看几个场景:

场景一、传统的差旅报销,是一件很麻烦的事情,不但要在系统里填写报销单,还要对着发票,一笔一笔地算,特别麻烦。

而新的办公系统,只要对着手机说:“出差报销某地打车费**元”,系统会自动弹出一个页面,有关报销的各项信息都已经填好了,只要检查一下,就可以点击提交。

场景二、传统公司在全国各地有分支机构,员工去外地分公司办公,想连公司WIFI ,需要找同事问密码,输入,连接。

新的办公系统,只要手机上装了公司的办公系统,在公司全球的任一家分公司,可自动、安全地接入公司内部无线网络,还可以连接办公室的会议室、投影机、打印机,等等。

场景三、新的办公系统,会在员工生日、入职纪念日,等等重要节日,自动发送祝福信息,让人感知到新系统与公司的温度。

这种种场景的使用,说明新的系统,不是一个简单的办公系统,而是一个连接人、事、物和他们的行动过程、活动规则的连接器。

新的办公系统,从用户自发使用,到各种设备、业务接入,产生更多的知识,到成长为企业重要的连接器,是一个非常大的进步。

而且通过推荐引擎,把合适的知识推荐给合适的人,实现了从“人找知识”到“知识找人”的跨越。

具体是如何实现的呢?我们来想象一个三维坐标轴

X轴是用户轴,将企业的员工,按部门、职责、岗位等,都连接上来。然后对用户进行分层,比如,那些是开发、那些是产品经理、那些是测试人员等,通过标签、群组等方式能够快速定位到。

Y轴是IT设备轴,包括数字白板、打印机、考勤机、门禁等,都作为一个数字化对象进行定义,全部接入新办公系统。

尤其是会议室的设备,能够及时连接和共享会议室的视频设备,减少每次都需要自己布放设备的不必要时间,以提升员工的工作效率。

Z轴是业务轴,把业务、开发、需求分析、办公室等各个业务条线连接起来,通过人或群等方式,自动形成一个业务沟通流。

能够及时沟通、反馈业务中的各项想法等,并通过文档、视频等方式记录下来,形成有效的智力资产。

一个好的办公系统,不但要简单、有温度,还要作为连接器,帮助使用它的人成长,这才是好的办公系统。

当然,一个好的办公系统,它就像是一颗种子,让“数字化”在人的心里生根发芽。每天用办公系统,潜移默化的影响和改变员工的工作方式,能帮助员工意识到他们所在的业务,也一样可以利用数字化的手段,去做更好地提升,把更好的数字化体验带给用户。

它可以实现用户自然增长,连接更多的业务和设备,释放出员工的生产力,从而给企业带来价值。

日思录(1623)数字化转型后,企业办公系统应该是什么样?(数字化办公体系)

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