项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

做计划是为了知道之后做什么、怎么做?大家之所以工作中将项目管理运用得越来越多,就是因为工作任务越加繁复,需要项目管理思维的逻辑去理清楚,而计划就是理清这些的关键。

  当然项目计划不只是空想而已,它的可行性要求是很高的。项目计划管理也不是写出一个流程文档而已,而是包括了计划的制动、实施、和变更等过程。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  一、做计划:遵循规范、收集信息、运用工具

  所谓的项目计划就是通过收集的信息资料等,制定一个有条例框架、逻辑联系,并填充了具体实施方案的文档内容。其包括了项目范围、需求、目标、资源、成本、风险等各方面的规划内容,总的说项目总计划就是这些子内容分析后计划的总结列表。

  因此,在制定项目计划前,大家先要了解项目的组织管理结构,有哪些规范标准等需要遵守,这些对于计划后期的执行来说,属于理性的外在硬性条件,所以提前考虑,不要与之相冲突,避免计划后无从实施而做无用功。同时,项目组要遵守的除了企业制度等外,还有与各相关方的文本约定,即合同等,如果合同上已经都明确了某些限定因素、条件,大家在计划时没必要硬性踩雷点,制造不必要的风险。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  我们知晓项目的约束限制后,在计划制定或过程中,可以开始收集大量的可用事实资料,作为依据支撑,这些都是项目各流程规划的基础。同时这些文档文献还可作为项目计划的辅助说明,项目计划不可能做成大量文字等堆砌的形式,必然是要做条例归纳的;但是每个人的理解能力不同,当大家理解不充分时,就可以根据参考资料的内容帮助去理解计划的真实意义。

  最后就是在制定项目计划时,因其是有着逻辑结构化的,为了简便工作,大家可以运用各种工具与科学方式。例如:利用图形模板等画流程、运用价值分析法等做估算……各类工具、方法的联合使用,会让制定的计划展现更清晰明朗,耗费人力时间也更少。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  二、实施计划:接受偏差、规避风险、调整方案

  制定完计划后,项目组的任务就是实施计划,这也是制定计划的目的;但同时我们也要清楚,计划并不会一成不变,也不会百分百被执行。大家要接受项目计划实施过程中出现“改变”的可能,这些就是项目计划执行过程中会出现的“偏差”。

  当计划出现偏差,就会有同时产生风险的可能。为了尽量减少风险发生的概率,同时也是为了纠正项目偏差产生的不良影响,项目团队就需要采取相应的调整管理措施,这也是项目实施过程中必不可少的操作。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  项目计划执行时的调整管理主要包括了:人力资源分配的调整,即成员们的工作任务的周期与数量是否合适;对应任务所需技术能力的补充,团队是否有完成项目任务的对应职业技能,是否需要培训学习等;另外,应该规定具体时间段或紧急临时召开阶段会议,了解项目最新进展,并集体商讨可能出现的风险问题以及纠正偏差的方案等。

  项目计划的实施过程既可以验证前一步项目计划的可行性,又关联项目接下来完成度。因此是项目团队可能工作任务最重的时期,也是关键阶段。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  三、变更计划:跟踪过程、了解原因、降低风险

  做过项目的都知道,基本没有不发生变更的计划。项目管理从来不是为了阻止变化的发生,而是为了控制变更可能带来的不好影响,将其降至越低越好。

  因此,当项目计划要发生变更时,我们首先需要运用项目管理系统的跟踪、监控等步骤了解项目可能因此产生的结果,运用风险机制判断可能产生的风险的级别,如此才好为之后所能采取的应对措施有一个大致的方向。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  同时,项目组还需要分析变更是否已经发生及变更发生的原因。项目计划发生改变,可能是项目的需求等范围超出,也可能是资源变动跟不上,还可能是大家执行力不足。通过这些一项项查验就可完全找出项目的症结,更好“对症下药”,解决项目变更的不好之处。

项目计划管理的三个阶段:制定-实施-变更(项目变更管理的基本原则)

  综上所述,项目计划管理需要做好充足的前期准备、遵守规范的理性条约、调整可能跑偏的方向,以及随时应对改变的可能等等。显而易见这是一个较为系统的管理过程,贯穿了整个项目的始终,因此大家在做计划时更应该尤为重视,才能让后期风险更低,让项目实现的可能度更高。

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