合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

文/石玏

随着企业数字化的深入,越来越多的法务部门也在着手自身的信息化建设。

该如何着手法务信息化这个新课题?

围绕合同生命周期管理的需求日益剧增,但面对市场上诸多的合同管理系统,哪个好?

选择软件时要注意些什么?

我们走访了500多家企业,对业务需求进行梳理,信息化建设的推进方式进行总结提炼,希望从用户方的视角来真实还原“如何选定一款好的合同管理系统”的流程与逻辑。

一、绘制自己的RoadMap

法务的信息化、数字化是持续迭代,不断深入的过程。

作为用户,最重要的是对自身的需求有一个RoadMap,可以分为1.0需求,2.0需求,3.0需求。

合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

1.0需求是解决当前最迫切的问题,该问题已经成为部门及公司整体效率的瓶颈。

2.0需求是在解决当前核心问题的同时,能够一并优化更多业务场景。

3.0需求则是在2.0的基础上,结合供给侧技术能力,能够满足用户方自身业务发展的中长期规划。

二、掌握行业技术变革的趋势

随着企业数字化、智能化的到来,以及 Ai 能力的不断加强,合同管理系统也经历了三个阶段:

合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

第一个阶段借助信息技术,以合同对象、流程为核心的管理,其服务收益最大价值点是管理者的决策依据。

第二个阶段借助文本编辑器技术与AI能力,以合同数据、知识为核心的管理,其服务收益最大价值点是法务人员的工作效率与质量。

第三个阶段则是以合同数据流通为核心的管理,让听得到炮火的人来指挥,其服务收益最大价值点是整个业务链条的效率与创新。

三、锁定系统建设的切入点

合同管理系统的建设从哪里下手?在结合企业自身的现状的情况下,可以参照下图找到适当的阶段与建设目标。

合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

目前市场上围绕合同管理的供应商有很多,有何差异?该如何甄别呢?作为合同管理系统的负责人,建议采用如下步骤:

1.调研市面上主流供应商,如CLM类、OA类以及 AI 类,对供给侧的能力有一个概况的了解。

2.组织内部进行需求讨论,进行业务需求梳理,将过往的流程与知识固化下来,形成业务流程图或需求文档。

3.结合整理好的需求文档,邀请方向匹配度高的供应商进行技术讨论,对解决方案、项目周期、关键技术、以及预算范围有整体的把控。

4.结合预算、人员投入情况以及RoadMap对自身的需求做更加深入与细化的裁切。确定本期项目的边界,以及技术方案的结合点,包括整体系统搭建和某功能模块增强。

5.厘清本项目的关键风险点。比如在线编辑器技术,模版的自动识别,信息抽取,智能审查等Ai能力等的技术风险点,或是需要在XX日之前上线,要考验供应商的组织能力的时间风险点

6.形成本期项目的最终需求文档,组织供应商进行比价或招采。

在选定供应商过程中有如下注意事项:

1.该公司对合同场景的理解能力。可以从业务语言、法务语言、IT语言三个维度来判断,不懂行就成了鸡同鸭讲,沟通起来太辛苦。

2.公司的产品成熟度与产品方向。比如在自身项目中哪些是成熟模块,哪些是二次开发,不仅影响当前项目的交付周期,也影响系统未来的迭代升级,

3.对产品所需的核心技术是否有自主知识产权。比如在线文本编辑器,Ai算法团队的实力以及法务团队在合同审查方面的知识储备。

4.团队成员的构成。该公司的团队的基因是着眼于OA、CLM、还是 AI 部分,不同的基因,决定了在关键技术上各自投入的精力,处理效果的不同。

5.好的合同管理系统。对于下述看似对立的问题已经不再是非此即彼的选择,而是两者共同的融合。

合同管理系统建设的整体脉络与系统选型的6个步骤(合同管理系统的特点)

好的合同管理系统,既要满足管理需要的同时,又能够提升一线的业务人员的工作效率与工作质量。

好的合同管理系统,既可以整体来使用,也可以模块化独立拆分与现有系统实现无缝融合。

好的合同管理系统,不仅能够管理好合同的各个流程节点,还能够沉淀合同各节点的知识,进行经验复用。

好的合同管理系统,不仅功能要强大,同时颜值也非常的高,界面清晰简洁,无需培训即可上手。

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