档案的管理是一项系统又庞大的工作内容，在各大企事业单位里，都有各类繁杂的档案文件资料，随着时间、业务的发展，内部的档案管理条件及存放空间已经无法满足自身业务发展累积的文件资料需求。大部分的企业选择外包管理，但又涉及到档案后期的利用及安全，如何在有限的空间内，安全地保存利用最大容量的档案是现下企业内部档案管理亟需解决的问题。
RFID技术的出现，为档案的数字化管理提供了另一种可能。
RFID 是一种非接触式的自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。RFID 的应用系统具有非接触、距离远、精度高、信息收集处理自动快捷及环境适应性好等优点，可取代传统档案管理的手工录入方式，由于其先进的自动识别功能，可实现简化借还流程、降低盘点查找工作量，配合智能密集架管理系统和档案综合管理系统完成库房精准定位和状态查询。
中著RFID实体档案管理是集实体档案安全管理、档案流通管理以及档案库房装具管理于一体而研发的集中式数字化管理系统。系统应用架构分为三个逻辑层次：采集层、应用层、展现层。
采集层：读写器(RFID 通道、一体式读写器、手持机等)读取档案盒的电子标签数据，然后通过网络或其他方式传输至服务器。
应用层：在应用层实现RFID 档案管理应用功能，包括标签管理、入馆管理、出馆管理、查阅管理、盘点管理、统计分析、扩展应用等。
展现层：用户可以通过 PC 终端、手持机、显示屏等方式登录系统。底层平台支持主流国产信息化基础设施。
通过RFID实体档案管理系统完成一系列联动性的集中管控，最终实现档案库房的智慧管理。能最大程度节约档案管理的人力物力财力，帮助企业完成档案数字化管理。
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