制度 – 采购管理制度与工作流程(采购管理制度及工作流程)

制度 - 采购管理制度与工作流程(采购管理制度及工作流程)

一、 目的:

为规范采购部工作规范和工作开展流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。

二、 适用范围:

适用于本公司采购管理。

三、内容:

1、 总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程

采购需求—采购计划—寻找供货商—-询价、比价、议价—-采购洽谈—-合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)—-交货验收(仓管)—质检(不合格退货)—入库—计划对账—财务结算

采购流程图如下图所示:

1) 采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2) 供应商的选择和考核:

供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3)询价、比价、议价 。

4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。

7)财务结算:货物入库后,财务结算

3、申请商品采购流程图

1)销售部提出采购需求,

2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;

3)审批通过后,由采购主管下单。

4、申请付款流程图

1) 采购商品入仓后,做应付款计划

2) 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;

3) 采购部审批到期应付款

4) 总经理批准付款

5、商品到货验收流程

1) 仓库根据供应商送货单验收产品

2) 验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复

6、促销流程

1)每周例会上确定促销计划

2)确定产品信息,包括价格、货源、促销执行时间

3)报总经理申请促销采购资金

4)落实采购订单和促销执行方式

5)反馈促销结果在下周例会上通报

7、退货流程

1) 门店填写退货申请单,写明原因

2) 采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请

3) 审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单

4) 不能退回供应商的,做报损处理,报损比例不得超过0.5%

四、采购管理制度:

1) 建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。

2) 建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。

3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。

4) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。

6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

五、采购部职责

采购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程:

(1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;

(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行;

2.制定并实施采购计划:

(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划;

(2)审核采购需求,统筹策划和确定采购内容,制订采购计划;

(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;

(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;

(6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作,确保采销质量;

3.采购成本预算和控制:

(1)编制月度和周采购预算,实施采购的预防控制和过程控制,有效降低成本;

(2)采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制;

(4)对采购合同履行过程进行管理、监督检查,及时支付相关款项;

4.选择并管理供应商:

(1)根据公司的销售需求,选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;

(2)建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;

(3)不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;

(4)制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;

采购部主管职责

1、直配供应商引进及维护

2、采购部日常管理,主要包括:

(1)部门工作安排(日、周、月)

(2)供应商谈判,

(3)相关流程制定和调整

(4)突发事件的处理

3、订单的审核,参考安全库存

4、应付款的管控

5、库存金额的管控以及消耗

6、审核并调整周月采购需求和计划

6、与其他部门的协调

7、库配需求的统计和采购计划的制定

8、日常订单的制定和跟进

9、退货处理

10、库配供应商的谈判、引进和维护

11、库配商品促销计划的制定和落实

12、批发毛利率与毛利额周、月报表

7、货品残损率周、月报表;

8、不动销商品率月报表(30天不动销品)

9、库存商品缺货率汇总日反馈报表(公司标准比例不可超20%);

采购主管职责(分管系统和直配)

1、系统信息更新

2、仓库库存的掌控

3、资料的整理(供应商合同,报价单、资质、调价归档、促销政策)

4、直配供应商的沟通和维护

5、直配供应商促销政策的制定和落实

6、库存情况周、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调

8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控

9、相关表格的制作和归档

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