Make ideas happen(1):如何建立一套个人的项目管理系统?

最近在学习和梳理推动项目落地的经验,重读了<Make ideas happen: overcoming the obstacles between vision & reality>这本书,发现还是非常有启发。这篇文章提炼第一部分的精要,也分享一下自己的使用方式,希望对大家有帮助。

Ideas don’t happen because they are great – or by accident.

这本书的作者是Scott Belsky,他是Behance公司的创始人。Behance2007年上线,是非常著名的创意社区,满足了创意人士分享、交流、共创的需求,相信做设计的朋友会非常熟悉。该公司最终在2012年被Adobe1.5亿美金的价格收购。

Scott 2006年创建Behance2010年撰写本书,初衷都源于他对创意型人士的一项观察:创意型人士的最大挑战从来不是产生点子,而是点子的执行和实现

优秀的创意能力、对于创意过程的沉溺享受本来是创意人士的优势,但它们在点子落地的阶段反而带来造成负面影响,比如惹人分心,最终导致大量的点子无疾而终

因此创意人士迫切需要的是一种持续的行动偏向a relentless bias toward action和一套将点子执行和落地的方法论

Scott和团队访谈了数百创意人士/团队,比如AppleIDEODisneyGoogleZappos等,总结出了以下的“公式”:

Make ideas happen = ideas organization and execution forces of community leadership capability

这篇文章着重讲第一个要素:organization and execution,即个人对于项目的组织和执行。

一、核心理念:万事皆项目

Scott将他们总结的个人项目管理和执行系统叫做the action method。这个方法有一个非常简单的前提,万事皆项目project:每一个idea都应该与一个项目关联,不管是个人项目(比如举办生日聚会),还是工作项目(比如开发一款新产品)。

每一个项目都可以拆分为三个主要成分(以举办生日聚会为例):

1. 行动步骤action steps,即需要执行的具体任务,比如购买生日蛋糕、邀请朋友

2. 参考资料reference,即相关的笔记、资料、网站、讨论记录等,比如朋友的清单、生日蛋糕店的列表、介绍如何办生日聚会的文章

3. 未来事项backburner items,即当前不能采取行动,但将来可能做的事,比如聚会结束后在公众号分享经验

在上述前提和项目成分拆分下,可以做出如下的推论:

我们每天任何时间所做的任何事情均可以从项目的角度来审视:比如,我参与这场头脑风暴/阅读这篇文章/观看这个视频服务于哪个项目,它产生了哪些行动步骤、参考资料或未来事项?

当我们从上述角度思考时,能更主动和聚焦,避免陷入响应式的工作模式 reactionary work flow,即被动响应外部/他人提出的工作要求

会议也应该以其产出的行动步骤来衡量,因此会议要有日程,结尾应回顾产生的行动步骤

二、3个成分的最佳实践

每天需要花费一些时间将一天的所有输入拆分成为上述的3个成分,以下是一些推荐的做法。

Make ideas happen(1):如何建立一套个人的项目管理系统?

三、项目管理的tips

除了上述最核心的理念和实践外,在项目管理过程中还有很多的tips。其中很多条相信大家都知道或已经在做了,这里就简单罗列我觉得可以再次强调的:

Ÿ 明确项目的价值,选择最重要的五个项目,保证价值最高的项目被分配到最多的精力

Ÿ 从项目中选择每日聚焦的行动步骤,做到日清

Ÿ 给自己保留不被打扰的时间来处理重要的事项

Ÿ 当紧急事项出现时,不要陷入负面情绪,将它们拆解为行动步骤并迅速处理

Ÿ 下一步骤不清晰时,小步迭代尝试,不要停滞;作为领导者,要创造一个鼓励尝试的环境

Ÿ 试着站在怀疑者的角度思考,尽早发现点子的问题,必要时勇敢地杀死它

Ÿ Keep shipping,时刻奔着产出来做事情

Ÿ Follow up like crazy,需要被人配合的事项要不断跟进

Ÿ 庆祝项目中的里程碑,让已经完成的成就可视化、随处可见

Ÿ 用一套有设计感的系统来辅助自己组织和执行

四、我的系统

基于<>的思路,我对自己的项目管理体系做了一些简单的调整,以下三条是试验下来最有帮助的。

1. Microsoft OneNote中建立单独的笔记本,管理所有在进行中的项目,而不是像以往一样分散在各个笔记本中(以下涂黑的是具体项目)

2. 将年度、月度、周度目标放在同一个笔记本中,便于及时回顾目标、总结进度,防止走偏

Make ideas happen(1):如何建立一套个人的项目管理系统?

3. 具体的行动步骤采用Microsoft to-do 来管理,可以从大量行动步骤中选择一部分放入“我的一天”,尽量做到日清(点击右上角的灯泡,它会智能的推荐一些可以放入“我的一天”的项目)

Make ideas happen(1):如何建立一套个人的项目管理系统?

第一部分的内容大概就总结这些,后面再分享forces of community leadership capability,应该是更需要结合实践经验来谈的内容了。

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