成功管理多项目的9个策略(多项目管理方法)


如果你正在管理一个团队或项目集,可能有多个项目同时进行。

如果没有良好的多项目管理流程,就很难知道优先考虑哪些工作、如何帮助团队有效管理他们的工作量,以及所有事项是否都按时完成。

成功管理多项目的9个策略(多项目管理方法)

不管你是努力组织和管理多个项目的工作,还是确保团队拥有可管理的工作量,以下9个策略将帮助你保持一切正常运行。

1

指定一个位置存放所有项目

在一个地方规划和管理你的所有发布,让你可以快速查看正在进行的所有内容以及整个路线图的状态。

项目管理平台是完成这项工作的最佳工具,比如8Manage PMO,它是灵活、易用且协作的工具。

2

一开始就定义目标、计划、职责和期望

如果没有标准的工作流或项目计划过程,每个项目很可能会得到不同的管理。

最终导致可交付成果不一致,或浪费时间在新流程的建立上,或工作被遗漏。

解决这个问题,一开始就要明确团队的计划、流程和责任。

在项目层面,这意味着清楚地概述目标、需要完成的每一步和每一项工作、每个计划的时间以及谁将负责。确保及时反馈和审批。

接下来,制定项目集层面的计划、流程和职责。设定团队目标,并清楚传达能帮助你实现这些目标的项目。

3

优先考虑影响最大的工作


看看项目如何向更大的公司目标发展,根据对公司目标影响的大小来排列项目的优先顺序。

从宏观层面(即把影响较小的项目推到下个季度)和微观层面(按照重要性来组织你的每日待办事项),战略性地为工作排序。

4

当优先级发生变化时,赋予团队灵活性


设定团队的优先级和协调工作是关键,但在需要时保持足够的灵活性也很重要。

如果使用电子表格和跨多个工具的待办事项列表跟踪工作,很难知道你的团队在什么时间做什么。

防止这种情况发生的一种方法是实施变更控制流程。

通过与你的团队分享一个真相来源,你可以管理多个项目,不必担心优先级的变化。

因每个人的工作都是可见的,你可以快速了解团队的带宽和当前任务。需要重新安排任务的优先级时,也不用担心任务会丢失。

5

管理和沟通清楚期望


团队之所以遭受沟通问题困扰,是因为他们对自己的工作、合作伙伴的工作以及跨职能干系人的工作缺乏可见性。

当你不了解其他人正在做的工作时,你也就不理解为什么时间线在改变,优先级是否保持不变,以及项目进展如何。

当你管理工作中发生的沟通时,你可以向你的团队和跨职能的干系人授权,让他们了解你工作背后的完整背景。

通过实时更新,每个人都能了解工作的进展情况。

要做到这一点,最好的方法是找到一个工作管理工具,像8Manage PMO这样的工具能让你在工作发生的地方分享状态和进度更新。

无需通过电子表格、文档和其他工具获取数据和更新,你只需单击按钮就能轻松收集信息,只需再次单击就能与干系人共享。

6

查看跨项目工作,平衡工作量和时间


当你或多或少地依赖团队在工作量过多或过少时告诉你,那么在问题失控前,很难提前解决问题。

在同一个地方管理所有项目是解决这个问题的第一步。

你可以看到每个项目的所有任务,它们被分配给谁,以及它们的日期范围,从而发现超额预定的员工和项目时间的冲突。

可以推迟、删除或重新委托任务,使你的项目处于正轨。

7

调整项目进度以最大化团队生产力


即使是精心计划的项目,如果没有考虑到团队在当月、季度或年度的全部工作范围,也可能会脱轨。

请考虑到计划的全部范围来安排和协调团队的工作,并考虑实施事件管理计划。

以下是一些建议:
○ 错开类似项目的开始日期
○ 注意依赖关系
○ 标记重复的任务

8

委派工作,但保持可见性


通过与团队分享单一的真相来源,你可以跟踪每个人正在做的工作。

当团队的工作都集中在一个共享的项目中,你可以一目了然地了解每个人的工作内容、这些任务什么时候到期以及进展情况。

这样,你就可以在必要时检查任务,无需事无巨细地管理它们。

9

跟踪并保存你的工作流程


不要在每个项目开始时都做重复的工作。模板化并简化如何开始你的项目。将你的工作流作为模板反复使用。

当需要协调新项目时,你只需从自定义模板开始,更快更有效地开展工作。

此外,定期更新模板,添加新任务或步骤到流程或正在构建的新工作流中。

将模板看作是一个活文档,不断对其进行更新。最后,将模板放在团队的核心资源中,让每个人都能访问到它。

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成功管理多项目的9个策略(多项目管理方法)

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